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Contract Support (Lisbon)

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Portugal  Lisbon, Portugal
Apprenticeship, Management, Portuguese
33
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1
Applicant
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Job Description:

Contract Support (Lisbon)

Job ID
135661

Posted
29-Sep-2023

Service line
GWS Segment

Role type
Full-time

Areas of Interest
Accounting/Finance, Administrative, Engineering/Maintenance, Facilities Management, Property Management, Transaction Management, Apprentice, Internship/Industry placement

Location(s)
Lisbon - Lisboa - Portugal

Sumário da Função:
A posição de Contract Support é responsável pela gestão administrativa (operacional e financeira) dos contratos de fornecedores, das certificações e documentação, consistente com os procedimentos internos e com os requisitos aplicáveis do cliente.
Esta gestão será realizada em contacto direto com o Contract Manager, com fornecedores parceiros e outros departamentos ou funções de suporte ao contrato comercial.

Deveres e Responsabilidades essenciais:

Operacionais:

* Avalia e administra acordos para serviços contratados (contratos com fornecedores), incluindo a preparação de novos contratos, renovações de contratos e alterações contratuais. Coordena-se com o responsável de Compras para garantir a atualidade e a conformidade das disposições contratuais.
* Monitora e avalia o desempenho dos fornecedores utilizando processos e sistemas estabelecidos.
* Mantém a base de dados de contratos e apresenta relatórios de gestão programados ou a pedido, de acordo com os requisitos aplicáveis.
* Coordena o processo de formação, revisão e execução de contratos comerciais com Compras, com o Contract Manager, fornecedores e representantes de Clientes se aplicável.
* Administra o processo de avaliação coordenando com contribuidores internos e externos e preparando relatórios para as partes interessadas (interno e Clientes).
* Gere as ferramentas aplicáveis de helpdesk e de gestão de manutenção, fazendo o registo, distribuição e encerramento de pedidos ou ordens de trabalho de acordo com as disposições contratuais de cada Cliente.
* Assegura o cumprimento consistente das políticas, dos procedimentos e dos processos relativos a Qualidade, Segurança e Meio Ambiente (QHSE).
* Coordena o suporte contratual para projetos especiais de manutenção ou reparação de instalações e equipamentos.
* Elabora relatório de gestão do contrato comercial.
* Outras funções poderão ser atribuídas.

Financeiras:

* Responsável pelo controlo financeiro dos contratos com fornecedores e com clientes através dos procedimentos de emissão de notas de encomenda, de controlo de faturação de fornecedores e a clientes, e de gestão de pagamentos e cobranças.
* Controla os custos de acordo com os orçamentos efetuados.
* Gere os processos de homologação de fornecedores.
* Elabora o relatório de gestão do contrato comercial.

Qualidade:

* Coordena procedimentos de Compliance com fornecedores, incluindo licenciamentos e certificados de seguro.
* Coordena os ficheiros dos subcontratados, assegurando a sua conformidade com os requisitos de QHSE.

Supervisão:

* Não está prevista nesta função, tarefas de supervisão.

Qualificações:
Para realizar esta posição com sucesso, um indivíduo deve ser capaz de desempenhar cada tarefa essencial de forma satisfatória. Os requisitos listados de seguida são representativos do conhecimento, skills e/ou habilidade necessária.
Podem ser feitas adaptações razoáveis para permitir que pessoas com deficiência desempenhem as funções essenciais.

Educação e Experiência:

* Certificado de Formação 12º ano (mínimo).
* Conhecimentos intermédios de Inglês e Espanhol (escrito e falado).
* Sem nível mínimo de experiência.

Comunicação:

* Capacidade de compreender e interpretar instruções, correspondências curtas e memorandos e fazer perguntas esclarecedoras para garantir a compreensão.
* Capacidade de escrever relatórios de rotina e correspondência.
* Capacidade de responder a dúvidas ou reclamações comuns de clientes, colegas de trabalho e/ou supervisor.
* Capacidade de apresentar informações de forma eficaz a um departamento interno e/ou grandes grupos de funcionários.

Conhecimento Financeiro:

* Requer conhecimento básico de gestão financeira, de termos e princípios financeiros.
* Capacidade para cálculos simples, como percentagens.

Capacidade Raciocínio:

* Capacidade de compreender e executar instruções gerais em situações padrão.
* Capacidade de resolver problemas em situações padrão.
* Requer capacidades analíticas básicas.

Outros Skills e Capacidades:

* Conhecimento intermédio de Microsoft Office.
* Capacidade de adquirir habilidades de nível de trabalho em base de dados de contratos, software de gestão de manutenção.

Âmbito de Responsabilidade:

* Decisões tomadas com entendimento global dos procedimentos e das políticas da empresa para atingir os resultados e prazos definidos.
* Erros de julgamento podem causar impacto de curto prazo aos colegas de trabalho e ao supervisor.

(COMPANY NAME) GWS

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Source: Company website
Posted on: 01 Oct 2023
Type of job: Apprenticeship
Industry: Capital Goods
Languages: Portuguese
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