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Assistant(e) de Direction auprès de la CEO

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France  Paris, France
Internship, Management, French, English, Italian
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Job Description:

La mission de l'Assistant(e) de direction est de faciliter le quotidien de la CEO au niveau opérationnel et de lui faire gagner du temps. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la CEO, son chief of staff et les membres du Comité de Direction. Il/elle fait preuve de rigueur, de discrétion, de discernement et de réactivité.

1/ Assistanat

Gestion de l'emploi du temps de la CEO (organisation de réunions, des déplacements, prise de rdv, réservation des déjeuners…)

Note de frais : effectuer les NDF de la CEO et contrôler et valider les NDF des personnes lui reportant

Création d'un planning de congés des membres de codir et validation des congés

Aide dans la gestion quotidienne des emails (triages par importance des informations mises à sa disposition pour sélectionner les actions prioritaires, réponses dans certains cas, relances si besoin, liste hebdomadaire des relances pour la CEO)

2 / Coordination des freelances

Coordination des contrats des freelances avec le service juridique (COMPANY NAME) (contenu et renouvellement)

Vérification et validation des factures des stylistes

Aide à la rédaction de descriptifs de poste

Suivi des dépenses liées aux déplacements dans le respect du budget imposé

3 / Propriété intellectuelle

Coordination des pièces à protéger (sélection avec service commercial et studio, organisation d'un shooting, envois des photos des collections aux huissiers pour prise de date, facturation)

4 / Gestion des flux de collection (avec l'aide d'un(e) stagiaire)

En charge des flux de collection de la réception à l'archivage :

* Inventaire des protos lancés par le studio

* Consolidation d'une base de données des protos

* Vérification de l'étiquetage des protos showroom

* Gestion du transport des collections

* Mise à jour permanente des statuts des pièces empruntées par les différents départements

* Arbitrage des flux de collections entre le studio, la presse, la production.

* Organisation des réunions d'archivage des collections

* Gestion de la relation avec le prestataire de stockage (Marolleau)

* Mise à jour du calendrier de présence des collections et organisation dans les espaces disponibles

5 / Town-Hall

Organisation de 3 Town-Hall par an (location du lieu, organisation logistique avec l'aide des services généraux, coordination du contenu avec les membres du CODIR)

6/ Facturation

Création de fiches fournisseurs et de PO

Suivi des demandes sur SAP

Validation et bons a payer en relation avec le service comptabilité

7/ Projets annexes

Gestion en autonomie de projets annexes :

Organisation de ventes prototypes (sélection, logistique, prix, invitation, installation, vente, encaissement, rangement)

Organisation de shootings Vintage (logistique en lien avec notre entrepôt, recherche de personnel, organisation des planning, suivi opérationnel, impression)

Organisation de shootings Braderie Digitale (logistique en lien avec notre entrepôt, recherche de personnel, organisation des planning, suivi opérationnel jusqu'au rendu des photos)

Profil recherché

Vous avez une expérience confirmée d'assistanat de direction d'environ 7/10 ans, dans un poste où vous avez occupé des fonctions très variées. Vous êtes très agile, réactif(-ve), organisé(e), savez gérer un agenda compliqué et en parallèle des projets variés, en dehors des missions classiques d'assistanat. Vous parlez couramment anglais, et dans l'idéal l'italien et maitrisez parfaitement les outils informatiques. Enfin, vous avez un très bon relationnel et êtes bon communicant.

Vous savez gérer les priorités en fonction des évolutions de projets et du contexte.

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EN SAVOIR PLUS SUR LA VIE CHEZ (COMPANY NAME) ET NOS MAISONS CI-DESSOUS

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Source: Company website
Posted on: 08 Apr 2021
Type of job: Internship
Industry: Luxury Goods
Languages: French, English, Italian
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