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Property Management Assistant

Company not shown
 Geneva, Switzerland
Internship, Management, French, German, English
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Job Description:

Le poste est à pourvoir au Groupe d'appui aux opérations (GAO), Services centraux d'appui (SCA), Division de l'administration, à l'Office des Nations Unies à Genève (ONUG).

Responsibilities

Sous la responsabilité du superviseur du sous-groupe de la gestion des biens, le titulaire:

- Analyse les résultats des inventaires physiques, rédige les rapports descriptifs sur le déroulement effectif de l'inventaire physique, met en évidence les points litigieux qui nécessitent une enquête ou un complément de recherche, prépare les rapports analytiques et procède à des propositions motivées (actions correctives, rectification,..,), collabore avec les Services, justifie ses observations et apporte les précisions demandées..
- Met en place les méthodes et l'organisation pour pouvoir répondre aux différentes problématiques d'analyse, de contrôle, de statistiques, de compte rendu sur les données d'inventaire.
- Développe les procédures internes et documentation.
- Participe à la définition d'outils informatiques de gestion d'analyse; statistiques complémentaires aux systèmes informatiques Reality et eAsset Management Software.
- Assiste dans la bonne gestion de la base de données de l'inventaire, de sa maintenance, s'assure de la cohérence des données, recherche les anomalies existantes et défini les actions correctives.
- Propose des recommandations au Comité de Contrôle du Matériel concernant la gestion de l'inventaire.
- Acquiert un niveau d'expertise dans les domaines de la gestion de l'inventaire dans le cadre de l'organisation, développe les compétences concernant les évolutions de la gestion de l'inventaire (IPSAS, UMOJA).
- Informe les Services sur les procédures à suivre en accord avec les instructions administratives.
- Fournit un support administratif et technique dans la gestion de l'inventaire pour les Services, forme les utilisateurs sur les outils et méthodes associées.
- Assiste le chef du sous-groupe de la gestion des biens dans la gestion quotidienne du sous-groupe.
- Participe à des tâches liées à l'inventaire selon la demande et l'activité.

Competencies

Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Volonté de réaliser l'objectif de l'égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Sens de responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité Se conformer aux règles et procédures de l'Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Education

Diplôme de fin d'études secondaires ou études commerciales équivalentes.

Work Experience

Au moins cinq (5) ans d'expérience dans le domaine de l'analyse et de la gestion sont requis.
Un minimum de trois (3) ans d'expérience dans le système commun des Nations Unies est souhaitable.
Un minimum de deux (2) ans d'expérience dans la gestion de l'inventaire est souhaitable.

Languages

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l'anglais et du français est exigée. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU serait un atout.

Assessment

Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Special Notice

Le recrutement pour ce poste est soumis à la règle 4.4 du Règlement du personnel de l'Organisation des Nations Unies. Tous les agents des services généraux et catégories apparentées sont recrutés dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu'ils ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le fonctionnaire nommé à un poste visé par la présente disposition n'a pas droit aux indemnités et prestations réservées exclusivement au recrutement international.

Seuls les lauréats du test d'aptitude standardisé pour les services généraux (GGST) peuvent être nommés aux postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. Les candidats n'ayant pas réussi ce test au moment où ils font acte de candidature peuvent être invités à le passer ultérieurement.

Pour l'Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l'emploi du personnel est la nécessité de s'assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l'Organisation. L'Organisation des Nations Unies s'engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

(COMPANY NAME) Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the (COMPANY NAME), the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the (COMPANY NAME) if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term "sexual exploitation" means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term "sexual abuse" means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term "sexual harassment" means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator's working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The (COMPANY NAME) places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The (COMPANY NAME) Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, (COMPANY NAME) staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the (COMPANY NAME) in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on "Manuals" hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the (COMPANY NAME) including the Charter of the (COMPANY NAME), resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE (COMPANY NAME) DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE (COMPANY NAME) DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS' BANK ACCOUNTS

Source: Company website
Posted on: 23 Oct 2020
Type of job: Internship
Languages: French, German, English
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