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Assistante De Direction Site

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Francia  Mayenne, Francia
Gestión, Francés, Inglés, Alemán
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Descripción del puesto:

MISSION :

Rattaché(e) au Directeur de Site Industriel et à 2 autres membres du Comité de Direction, vous êtes en support proactif sur l'ensemble des sujets traités avec toute la confidentialité nécessaire. Votre périmètre de missions et de responsabilités est large et exige une grande adaptabilité entre des opérations simples et des opérations plus complexes, recouvrant notamment les dimensions suivantes :

· Coordination d'Agendas chargés et mouvants, prise de rendez-vous, gestion des priorités, des délais et des impondérables changements.
· Gestion de l'accueil téléphonique et physique pour la direction. Priorisation des sollicitations des interlocuteurs internes et externes. Gestion administrative du courrier de direction et du parapheur pour les signatures

· Organisation des déplacements et traitement des notes de frais pour les membres des équipes

· Planification et organisation des réunions : préparation des dossiers de réunion et logistique associée

· Rédaction, mise en forme et communication de documents : courriers, notes internes, comptes-rendus, documents administratifs… (WORD) Traductions de documents

· Réalisation de supports de réunions, de présentations animées (PPT)

· Elaboration et mise en forme de tableaux de bord, outils de pilotage et de reporting d'activité, suivi et analyse des indicateurs et des résultats (EXCEL)

· Classement, gestion et archivage physique et numérique de dossiers, gestion documentaire.

· Saisie des demandes d'achat, réception des commandes et suivi des factures dans les systèmes d'information internes. Réapprovisionnement des fournitures.

· Coordination de l'envoi des échantillons aux membres de la haute direction, gestion des demandes de dons de produits pour les associations locales ;

· Préparation et mise en place de différents évènements internes qui ponctuent l'année tels que séminaires, réunions, cérémonies, repas de Noel… incluant la sélection et le suivi de différents prestataires et fournisseurs, ...

· Accueil de groupes, coordination et conduite de visites d'usine

· Gestion de la communication en contribuant au plan média : réaliser des supports de communications : (journal interne (coordination, finalisation et diffusion), affichages, communications intranet, films...). Veille sur les articles pertinents dans la presse régionale et sur l'actualité des collectivités.

PROFIL :

* Diplômé(e) d'études supérieures bac +2/4 en assistanat de direction, gestion, secrétariat trilingue…
* Vous avez une bonne culture générale et justifiez d'une expérience solide réussie d'au moins 8 ans sur un poste d'Assistant(e) de Direction, idéalement dans un environnement industriel.
* Polyvalent et flexible, vous faites preuve de proactivité et démontrez une capacité d'adaptation et d'initiative dans un contexte évolutif
* Vous avez l'habitude des environnements exigeants et êtes reconnu pour votre implication, votre sérieux, votre rigueur, et votre sens de l'organisation
* Vous êtes apprécié(e) pour votre excellent relationnel, votre capacité à analyser avec finesse certaines situations, votre disponibilité et votre sens du service. Vous êtes un bon communicant
* Personne de confiance, vous restez très attentif/-ve aux impératifs de discrétion et de confidentialité indispensables à ce niveau de poste.
* Vous avez un niveau d'anglais courant à l'oral comme à l'écrit, et la maîtrise de l'allemand serrait un plus apprécié
* Vous avez une aisance rédactionnelle et de synthèse et avez une bonne aisance générale avec l'informatique.
* Vous avez l'expérience de côtoyer des personnalités sans être impressionné et savez trouver avec tact la juste posture entre discrétion et discussion

Origen: Web de la compañía
Publicado: 25 Nov 2020
Sector: Electrónica de Consumo
Idiomas: Francés, Inglés, Alemán
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53.626 empleos y prácticas
en 122 países
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