Management & CRM Assistant (K/M)

Descripción del puesto:

Job Description:

Grupa dentsu to globalna sieć komunikacji marketingowej stworzona z myślą o przyszłości. W jej skład wchodzą marki: Carat, iProspect, Amplifi, dentsu X i Dentsu Creative.

Przyjmując skoncentrowane na ludziach podejście do transformacji biznesowej, wykorzystujemy naszą wnikliwość do łączenia marki, contentu, handlu i doświadczenia - wszystko w oparciu o innowacyjną kreatywność.

Nasza główna siedziba znajduje się w Tokio, a 65 000 ekspertów pracuje w czterech regionach (Japonia, Ameryka, EMEA i APAC). dentsu łączy japońską innowacyjność ze zróżnicowaną, globalną perspektywą, aby napędzać rozwój klientów i kształtować społeczeństwo.

Obecnie do dentsu Polska szukamy osoby na stanowisko Management & CRM Assistant

Zakres obowiązków
* Kompleksowe wsparcie Zarządu oraz CEO Office w realizacji bieżących zadań operacyjnych, organizacyjnych i administracyjnych.
* Koordynacja kalendarzy Zarządu, organizacja spotkań, podróży służbowych oraz wydarzeń biznesowych w Polsce i za granicą.
* Organizacja i obsługa spotkań Zarządu PL oraz regionu Central Europe, Komitetów Zarządczych oraz tele- i wideokonferencji, w tym przygotowywanie agend i materiałów.
* Przygotowywanie raportów, analiz oraz prezentacji biznesowych na potrzeby Zarządu i CEO Office z wykorzystaniem pakietu Microsoft Office.
* Prowadzenie action trackerów, monitorowanie realizacji ustaleń oraz koordynacja follow-upów po spotkaniach Zarządu i projektach strategicznych.
* Koordynacja obiegu dokumentów, procesu akceptacji i podpisów oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji CEO Office.
* Bieżąca współpraca z Członkami Zarządu, kadrą C-level, partnerami biznesowymi oraz interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
* Koordynacja wydarzeń, konferencji, wizyt gości oraz spotkań z klientami organizowanych przez CEO Office i Zarząd.
* Tworzenie i aktualizacja baz danych dotyczących klientów, partnerów biznesowych, wydarzeń, hoteli, restauracji oraz innych miejsc wykorzystywanych podczas spotkań biznesowych.
* Współpraca z działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi przy realizacji projektów i inicjatyw Zarządu, komunikacji itp.
* Współpraca z działem technologicznym w zakresie rozwoju i aktualizacji narzędzi CRM oraz baz danych.
* Zarządzanie wybranymi wydatkami CEO Office oraz przygotowywanie rozliczeń zgodnie z obowiązującymi procedurami.
* Realizacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd i CEO Office.
Wymagania (must have)
* Minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Management Assistant, Asystenta/-ki Zarządu lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej.
* Doświadczenie we współpracy z Zarządem oraz kadrą menedżerską (C-level).
* Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) oraz umiejętność efektywnego wykorzystywania tych narzędzi.
* Doświadczenie w organizacji spotkań, zarządzaniu złożonymi kalendarzami oraz koordynacji podróży służbowych.
* Umiejętność przygotowywania raportów, analiz, prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych i informacji.
* Umiejętność prowadzenia action trackerów oraz skutecznego monitorowania realizacji zadań.
* Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, planowania pracy oraz koordynowania wielu projektów jednocześnie.
* Samodzielność, inicjatywa, dokładność oraz umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu.
* Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz umiejętność budowania relacji w międzynarodowym środowisku biznesowym.
* Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2, preferowany poziom C1).

Wymagania (mile widziane)
* Doświadczenie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zarządu lub Rady Nadzorczej.
* Znajomość systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday.com, Planner).
* Umiejętność wykorzystywania narzędzi AI (np. Microsoft Copilot, ChatGPT) do przygotowywania materiałów, analiz i usprawniania pracy.
* Doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń biznesowych oraz konferencji.
* Zaawansowana znajomość MS Excel (tabele przestawne, Power Query) oraz PowerPoint.
* Prawo jazdy kat. B.

Co oferujemy?
* Pracę w globalnej, dynamicznie rozwijającej się grupie z obszaru komunikacji marketingowej;
* Możliwość rozwoju w ramach grupy dentsu w Polsce i na świecie;
* Szkolenie on-boardingowe;
* 3 dodatkowe, wolne dni płatne - tzw. "Wellness days";
* 2 dodatkowe dni przeznaczone na wolontariat pracowniczy;
* Summer Fridays - w okresie wakacyjnym (od czerwca do września, w piątki kończymy pracę 2 godziny wcześniej);
* Wewnętrzne programy szkoleniowe;
* Nowoczesne i komfortowe biuro zgodnie z ideą work-life-balance, oferujące między innymi takie udogodnienia jak siłownia i sala fitness, punkt opieki dziennej dla dzieci DAY CARE;
* Finansowany przez pracodawcę abonament medyczny w Medicover z możliwością rozszerzenia o dodatkowe usługi;
* Finansowane przez pracodawcę Ubezpieczenie na życie UNUM z możliwością rozszerzenia o dodatkowe pakiety;
* Kafeteria NAIS;
* Dostęp do platformy Mindgram;
* Dofinansowanie do karty sportowej Medicover sport lub Multisport (do wyboru) i wiele aktywności sportowych w ramach grup zainteresowania.

Location:Warsaw

Brand:Dentsu

Time Type:Full time

Contract Type:Permanent