Secretaria/o de Dirección

Descripción del puesto:

Somos una compañía global, líder en el desarrollo de infraestructuras regenerativas que generan un impacto positivo en la sociedad. Nuestra plantilla, formada por más de 65.000 profesionales y presente en más de 40 países de los cinco continentes, contribuye a nuestra misión de diseñar un planeta mejor. Buscamos personas que quieran marcar la diferencia, promover el desarrollo sostenible y encontrar soluciones a los mayores desafíos globales, incluidos el cambio climático, la sobrepoblación y la escasez hídrica. Únete a nosotros en la búsqueda de soluciones para lograr un futuro sostenible.Facilitar apoyo administrativo y operativo eficiente a directivos o equipos, asegurando la correcta gestión de agendas, documentación, comunicaciones y logística, facilitando el cumplimiento de los objetivos organizativos.

Descripción del puesto
Responsabilidades del puesto:
* Gestionar la agenda y coordinación de reuniones, asegurando la organización eficiente del tiempo y la disponibilidad de los directivos o equipos a los que brinda soporte.
* Administrar la documentación y correspondencia, incluyendo la recepción, archivo, clasificación y distribución de documentos, asegurando su correcta gestión y confidencialidad.
* Elaborar informes, presentaciones y documentos corporativos, garantizando la precisión y presentación adecuada de la información.
* Gestionar viajes y desplazamientos, coordinando reservas de transporte, alojamiento y logística asociada para los directivos o equipos.
* Atender comunicaciones internas y externas, filtrando llamadas, correos electrónicos y solicitudes para optimizar la comunicación y la gestión del tiempo.
* Coordinar eventos y reuniones corporativas, asegurando la correcta planificación y logística de encuentros internos y externos.
* Supervisar y gestionar suministros y recursos administrativos, asegurando la disponibilidad de materiales y servicios para el funcionamiento diario del área.
* Apoyar en la gestión financiera básica, como seguimiento de facturas, control de gastos y gestión de presupuestos administrativos.
* Manejar herramientas tecnológicas y sistemas corporativos, optimizando la gestión documental y los procesos administrativos internos.
* Garantizar la confidencialidad y protección de la información sensible, asegurando el cumplimiento de las políticas organizativas y normativas aplicables.

Requisitos del candidato
Formación y experiencia:
* Formación Profesional de Grado Medio o Superior en Administración y Gestión, Secretariado o Asistencia de Dirección.
* Entre 2 y 5 años de experiencia en posiciones similares.

Conocimientos específicos:
Idiomas
* Ingles C1

Herramientas
* Herramientas de ofimática (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) para la gestión documental, creación de informes y comunicación interna.
* Sistemas de gestión de agenda y reuniones (Google Calendar, Microsoft Outlook) para la planificación y coordinación eficiente de horarios.
* Plataformas de comunicación y videoconferencias (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet) para la gestión de reuniones virtuales o presenciales y comunicación corporativa.
* Sistemas de gestión documental y almacenamiento (Google Drive, SharePoint, Documentum, DocuSign) para la organización y digitalización de documentos.
* Herramientas específicas de la función, como software de reservas de viajes, gestión de gastos o administración corporativa según la empresa.

Otros
* Gestión del tiempo y planificación, asegurando una organización eficiente de la agenda y prioridades.
* Experiencia en atención al cliente para facilitar la interacción con directivos, clientes y proveedores.
* Entendimiento de protocolos empresariales y organización de eventos, garantizando la correcta ejecución de reuniones, eventos y visitas corporativas.
* Confidencialidad y manejo de información sensible, asegurando la discreción en la gestión de datos estratégicos de la empresa.
* Proactividad y anticipación para prever posibles imprevistos, cambios o necesidades en la agenda de su cliente interno y actuar con antelación para reorganizar compromisos, optimizar tiempos y evitar conflictos.

Somos una compañía que valora la diversidad como fuente de talento y por ello trabajamos para impulsar un entorno inclusivo en el que se promueve el respeto, la pertenencia y el compromiso de forma que todas las personas puedan participar en igualdad de oportunidades. Invitamos a todas las personas a inscribirse con independencia del origen, circunstancias, bagaje o condición. ACCIONA ha recibido la certificación Top Employer 2021, 2022, 2023, 2024 y 2025, que reconoce a la Compañía como una de las mejores empresas para trabajar en España