Assistant & IM Officer (Bogotá Regional y Terreno) Colombia (800010)

Description du poste:

Quienes Somos

El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) trabaja en todo el mundo para proporcionar asistencia humanitaria a las personas afectadas por conflictos y violencia armada. Tomamos medidas en respuesta a emergencias y al mismo tiempo promovemos el respeto del derecho internacional humanitario. Somos una organización independiente y neutral, y nuestro mandato se deriva esencialmente de los Convenios de Ginebra de 1949. Trabajamos en estrecha colaboración con las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y con su Federación Internacional para garantizar una respuesta humanitaria concertada, racional y rápida a las necesidades de las víctimas de conflictos armados o cualquier otra situación de violencia interna.
El CICR está firmemente comprometido con la diversidad y e inclusión. Se anima a participar en nuestras convocatorias a personas con discapacidad, minorías étnicas, personas LGTBIQ y mujeres.
¿Quieres saber más sobre nuestro trabajo en Colombia? Visite nuestros sitios web en: https://www.icrc.org/es
Código de conducta para colaboradores y colaboradoras del CICR | https://www.icrc.org/es/document/codigo-de-conducta-para-los-colaboradores-y-las-colaboradoras-del-cicr

Proposito del Puesto

El/La Asistente & Responsable de Gestión de la Información Bogotá y Terreno proporciona apoyo administrativo y supervisa la gestión de la información de la delegación regional de Bogotá y todas las subestructuras o misiones afectadas a esta, ya sea de forma independiente o bajo la supervisión del - de la Coordinador-a de gestión de la Información y/o del - de la Asistente Ejecutivo-a & Responsable de Gestión de la Información. Actúa como persona de referencia para los temas técnicos, de protocolos escritos, correspondencia y herramientas estándares de la organización tanto para la delegación regional como para todos los subsitios y misiones de esta.
Esta posición corresponde a un proceso de reclutamiento único que contempla dos vacantes distintas. Las tareas específicas y línea roja (line manager) pueden variar según la posición.

Relacionamiento

* A nivel interno, interactúa con personal de la delegación regional y de la sede. También interactúa con pares en el intercambio de información o el desarrollo de una red.
* Externamente, interactúa con proveedores comerciales y, en ausencia de sus colegas, con interlocutores externos.
* Trabaja muy de la mano con el-la Coordinador-a de Gestión de Información y/o con el-la Asistente ejecutivo-a & Responsable de gestión de la información en la implementación de proyectos de Gl y el monitoreo del respeto de las reglas-normas de Gl a nivel delegación regional y terreno (subdelegaciones, oficinas y misiones afectadas a la delegación regional).

Responsabilidades Funcionales /Gestion de la Informacion

* Gestiona y supervisa las herramientas de manejo de información, incluyendo el manejo de acceso, y actualiza la información en las herramientas de referencia a nivel delegación regional y terreno.
* Distribuye los mensajes electrónicos y documentos recibidos en las Mailbox de las subestructuras y misiones y se asegura de la preservación de la información relevante.
* Asume el rol de Access Manager para la delegación regional y subestructuras y misiones bajo esta (creación de perfiles, actualización de derechos de acceso a las plataformas de GI, etc.); y bajo la supervisión del-de la E-AIMO.
* Apoya al-a la Coordinador-a de Gestión de Información y/o al-a la Asistente ejecutivo-a & Responsable de gestión de la información en su contribución sobre el desarrollo, la implementación y el monitoreo de programas/proyectos.
* Gestiona, actualiza y supervisa el uso de las herramientas CICR (SharePoint, IBM Lotus Notes, Shared drives) y supervisa el uso de las herramientas de trabajo colaborativo a nivel delegación regional y terreno (revisión de estructura, manejo de acceso, etc.).
En estrecha coordinación con el-la Coordinador-a de Gestión de Información y/o con el-la Asistente ejecutivo-a & Responsable de gestión de la información:
* Contribuye a implementar todos los proyectos o programas de Gestión de la información en la delegación regional, los subsitios y misiones de esta.Participa en los debates sobre nuevas prácticas en materia de Gestión de la información y, a petición del-de la coordinador-a en Gestión de la información, participa en proyectos o contribuye en la elaboración de nuevas herramientas para gestionar la información.
* Se desempeña como punto focal del manejo del archivo (electrónico y físico) a nivel de delegación regional y terreno: explica la aplicación de los procedimientos para el almacenamiento de archivos intermedios de documentos electrónicos y de papel; es responsable de la aplicación de procedimientos de almacenamiento de archivos intermedios en la delegación regional y garantiza su procesamiento; se asegura de la observancia de las normas sobre preservación de archivos. Al menos una vez por año, realiza misiones de apoyo en todos los subsitios - misiones de la delegación regional de manera independiente o bajo supervisión del del-de la Coordinador-a de Gestión de Información y/o del-de la Asistente ejecutivo-a & Responsable de gestión de la información
* Apoya los colaboradores en la delegación regional y el terreno y soluciona problemas técnicos y funcionales relacionados a la gestión de la información.
* Apoyo a jefatura en estrecha coordinación y/o bajo solicitud del-de la Coordinador-a de Gestión de Información y/o del-de la Asistente ejecutivo-a & Responsable de gestión de la información:
* Se asegura de la actualización de los contactos de la coordinación de la delegación principal y supervisa la de las estructuras en terreno. Organiza (incluso los aspectos logísticos asociados) de las reuniones claves de la delegación principal (Estado Mayores, reuniones de coordinación). Elabora actas de las reuniones y hace el seguimiento de las fechas límite asociadas.
* Revisa la correspondencia formal e informal en español e inglés para la firma de la jefatura; relee/revisa la correspondencia de las unidades, y se cerciora de la óptima distribución; en caso de ser necesario, traduce los documentos dirigidos a la jefatura desde el idioma local al inglés.
* Contribuye a la redacción de procedimientos o directivas para la firma de la jefatura. Recibe a los visitantes que tienen citas pautadas con la jefatura o supervisa su recepción. Se encarga de la actualización de los organigramas, listas y en general la información práctica en la delegación regional y el terreno y/o se asegura de que la unidad a cargo cumpla con esa tarea.

Responsabilidades Funcionales/ Capacitacion

* Apoya al-a la Coordinador-a de Gestión de Información y/o al-a la Asistente ejecutivo-a & Responsable de gestión de la información en la diseminación de actualizaciones sobre proyectos y herramientas y contribuye en se cerciora de la observancia de las normas y de los procedimientos en su totalidad.
* Organiza regularmente sesiones de capacitación para los usuarios sobre temas de manejo de la información y el uso de las herramientas.
* Organiza y da seguimiento a formaciones y sesiones de capacitación durante el despliegue de nuevas herramientas de Gestión de Información (monitorea el impacto de las sesiones e implementa medidas correctivas cuando se requiere).
* Se actualiza proactivamente sobre los materiales de formación y actúa como punto focal para proporcionar formación y transmitir información claves.
* Organiza as nivel delegación regional y terreno sesiones informativas sobre normas y directrices de gestión de la información tales como: marco para la gestión de información y documentos, seguridad de la información, clasificación de la confidencialidad de la información, identidad visual, correspondencia etc.
* Se asegura de que el papel membretado, las tarjetas personales, los sobres, etc. cumplan con los requisitos aplicables de la identidad visual.
* Garantiza la existencia y observancia de los procedimientos adecuados para proteger, usar, almacenar suministros de oficina sensibles (estampillas, sellos, papel membretado con el logo del CICR, etc.).
* Coordina y monitorea el manejo del archivo (electrónico y físico) a nivel delegación regional y terreno.
* Apoya a los colaboradores y soluciona problemas técnicos y de acceso relacionados aI manejo de la información a nivel delegación regional y terreno
* Organiza talleres de formación de manera regular sobre herramientas y procesos de Gestión en información a nivel delegación regional y terreno. Difunde y promueva/da visibilidad a las actividades de Gestión de Información del CICR.
* Organiza o contribuye a la organización de seminarios y talleres sobre el manejo de la información a nivel delegación regional y terreno.
Apoyo Administrativo:
* Digitaliza, distribuye y preserva la correspondencia física entrante.
* Se encarga de la gestión de inventarios y la reposición del material sensible y la papelería CICR y asegura el correcto abastecimiento de estos.
* Recibe, distribuye y envía la correspondencia institucional incluyendo la preparación y recepción de la Valija Diplomática a la sede en Ginebra y los subsitios
* Prepara y comparte las notificaciones de salidas al terreno de las subestructuras
* Se encarga del pago y de las renovaciones de las suscripciones de periódicos, revistas y carnés de la jefatura
* Mapeo de interlocutores
* En estrecha colaboración con su equipo a nivel delegación regional y terreno, desarrolla e implementa un mapeo integral de interlocutores para mejorar la coordinación, el acceso y la influencia humanitaria dentro de las operaciones del CICR en Colombia.

Requisitos Profesionales

* Título profesional en ciencias administrativas, administración de empresas o área afín (mínimo 2 años de estudios superiores).
* Nivel mínimo de inglés entre B1 y B2 (oral y escrito) / Nivel C2 o Nativo en español
* Título profesional en administración, gestión, ciencias de la información, secretariado ejecutivo o área afín.
* Experiencia demostrable en diseño y facilitación de formaciones y/o talleres.
* Experiencia en gestión, clasificación y archivo de información física y digital, garantizando confidencialidad y trazabilidad.
* Dominio avanzado de herramientas Microsoft 365/Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS Teams y plataformas colaborativas como SharePoint o similares).
Requisitos personales exigidos
* Atención centrada en beneficiarios y clientes (excelentes habilidades sociales) y relación con los demás en varios niveles
* Capacidad de análisis y resolución de problemas
* Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales.
* Facilidad de adaptación frente a cambios / Capacidad para acompañar los cambios
* Excepcionales capacidades de organización, de gestión del tiempo con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo y trabajar eficazmente con múltiples prioridades

Que Ofrecemos

* Ubicación: Bogotá
* Tipo de contrato: Contrato local indefinido (según legislación laboral colombiana).
* Grado de la posición: B2
* Prestaciones de ley: Afiliaciones a salud, pensión, ARL y caja de compensación.
* Beneficios: Apoyo auxilio de anteojos cada dos años, reconocimiento gastos médicos no cubiertos por la EPS, apoyo salud mental y bienestar.
* Posibilidad de horario flexible.
* Salario por convenir según tabla salarial del CICR.
* Beneficios para estudios académicos, idiomas y de desarrollo profesional.
* Tasa de actividad: al 100%.
* Ahorro internacional del 11.5% del salario mensual, financiado por la organización.
* 20 días hábiles de vacaciones.
* Inicio Contrato: inmediato