Assistant & IM Officer Flying Colombia (800010)

Descrizione del lavoro:

Quienes Somos

El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) trabaja en todo el mundo para proporcionar asistencia humanitaria a las personas afectadas por conflictos y violencia armada. Tomamos medidas en respuesta a emergencias y al mismo tiempo promovemos el respeto del derecho internacional humanitario. Somos una organización independiente y neutral, y nuestro mandato se deriva esencialmente de los Convenios de Ginebra de 1949. Trabajamos en estrecha colaboración con las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y con su Federación Internacional para garantizar una respuesta humanitaria concertada, racional y rápida a las necesidades de las víctimas de conflictos armados o cualquier otra situación de violencia interna.
El CICR está firmemente comprometido con la diversidad y e inclusión. Se anima a participar en nuestras convocatorias a personas con discapacidad, minorías étnicas, personas LGTBIQ y mujeres.
¿Quieres saber más sobre nuestro trabajo en Colombia? Visite nuestros sitios web en: https://www.icrc.org/es
Código de conducta para colaboradores y colaboradoras del CICR | https://www.icrc.org/es/document/codigo-de-conducta-para-los-colaboradores-y-las-colaboradoras-del-cicr

Proposito del Puesto

El/La Asistente & Responsable de Gestión de la Información Terreno proporciona apoyo administrativo y supervisa la gestión de la información de la todas las subestructuras o misiones afectadas a la delegación regional de Bogota, ya sea de forma independiente o bajo la supervisión del - de la Coordinador-a de gestión de la Información. Actúa como persona de referencia para los temas técnicos, de protocolos escritos, correspondencia y herramientas estándares de la organización para todos los subsitios y misiones de la delegación regional.

Relacionamiento

* A nivel interno, interactúa con personal de la subdelegaciones, oficinas y misión-es de la delegación. También interactúa con pares en la región en el intercambio de información o el desarrollo de una red.
* Externamente, interactúa con proveedores comerciales.
* Trabaja muy de la mano con el-la Coordinador-a de Gestión de Información en la implementación de proyectos de GI y el monitoreo del respecto de las reglas-normas de GI en el terreno

Responsabilidades Funcionales /Gestion de la Informacion

* Gestiona y supervisa las herramientas de manjeo de inormacion, incluyendo el manejo de acceso, y actualiza la información en las herramientas de referencia a nivel terreno.
* Distribuye los mensajes electrónicos y documentos recibidos en las Mailbox de las subestructuras y misiones y se asegura de la preservación de la información relevante.
* Asume el rol de Access Manager para las subestructuras y misiones bajo la delegación regional (creación de perfiles, actualización de derechos de acceso a las plataformas de GI, etc.); y bajo la supervisión del de-la E-AIMO, quién tiene la responsabilidad de asegurar que los derechos de acceso sean coherentes y conformes a las políticas CICR aplicables.
* Contribuye a la gestión del flujo de información a nivel terreno, asegurando que el personal lo entienda y aplique las políticas y procedimientos institucionales adecuados para la Delegación y sus subestructuras.
* Apoya al - a la IMCO en su contribución sobre el desarrollo, la implementación y el monitoreo de programas/proyectos relacionados a la gestión de la información y participa en los intercambios sobre las nuevas prácticas.
* Gestiona, actualiza y supervisa el uso de las herramientas CICR (SharePoint, IBM Lotus Notes, Shared drives y supervisa el uso de las herramientas de trabajo colaborativo de la delegación a nivel terreno (revisión de estructura / manejo de acceso etc).
En estrecha coordinación con IMCO:
* Contribuye a implementar todos los proyectos o programas de Gestión de la información en los subsitios y misiones de la delegación regional.
* Participa en los debates sobre nuevas prácticas en materia de Gestión de la información y, a petición del-de la coordinador-a en Gestión de la información, participa en proyectos o contribuye en la elaboración de nuevas herramientas para gestionar la información.
* Se desempeña como punto focal del manejo del archivo (electrónico y físico) a nivel de terreno (subdelegaciones, oficinas y misiones): explica, la aplicación de los procedimientos para el almacenamiento de archivos intermedios de documentos electrónicos y de papel; es responsable de la aplicación de procedimientos de almacenamiento de archivos intermedios en la delegación y garantiza su procesamiento; se asegura de la observancia de las normas sobre preservación de archivos.
* Al menos una vez por año, realiza misiones de apoyo en todos los subsitios - misiones de la delegación regional de manera independiente o bajo supervisión del - de la IMCO
* Apoya los colaboradores en terreno y soluciona problemas técnicos y funcionales relacionados a la gestión de la información.

Responsabilidades Funcionales/ Capacitacion

* Organiza regularmente sesiones de capacitación para los usuarios en terreno sobre temas de manejo de la información y el uso de las herramientas.
* Organiza y da seguimiento a formaciones y sesiones de capacitación durante el despliegue de nuevas herramientas de Gestión de Información (monitorea el impacto de las sesiones e implementa medidas correctivas cuando se requiere).
* Se actualiza proactivamente sobre los materiales de formación y actúa como punto focal para proporcionar formación y transmitir información clave a los usuarios en terreno para asegurar un uso adecuado de las herramientas y un proceso adecuado de la información producida y-o recibida a nivel de las estructuras.
* Organiza as nivel terreno sesiones informativas sobre normas y directrices de gestión de la información tales como: marco para la gestión de información y documentos, seguridad de la información, clasificación de la confidencialidad de la información, identidad visual, correspondencia etc.
* Coordina y monitorea el manejo del archivo (electrónico y físico) a nivel terreno.
* Asume las tareas de Access Manager para los subsitios, oficinas y misiones de la delegación regional
* Apoya los colaboradores y soluciona problemas técnicos y de acceso relacionados aI manejo de la información a nivel terreno
* Organiza talleres de formación de manera regular sobre herramientas y procesos de Gestión en información a nivel terreno. Difunde y promueva/da visibilidad a las actividades de Gestión de Información.
* del CICR;
* Organiza o contribuye a la organización de seminarios y talleres sobre el manejo de la información a nivel nacional.

Requisitos Profesionales

* Título profesional en ciencias administrativas, administración de empresas o área afín (mínimo 2 años de estudios superiores).
* Nivel mínimo de inglés entre B1 y B2 (oral y escrito) / Nivel C2 o Nativo en español
* Título profesional en administración, gestión, ciencias de la información, secretariado ejecutivo o área afín.
* Experiencia demostrable en diseño y facilitación de formaciones y/o talleres.
* Experiencia en gestión, clasificación y archivo de información física y digital, garantizando confidencialidad y trazabilidad.
* Dominio avanzado de herramientas Microsoft 365/Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS Teams y plataformas colaborativas como SharePoint o similares).
Requisitos personales exigidos
* Atención centrada en beneficiarios y clientes (excelentes habilidades sociales) y relación con los demás en varios niveles
* Capacidad de análisis y resolución de problemas
* Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales.
* Facilidad de adaptación frente a cambios / Capacidad para acompañar los cambios
* Excepcionales capacidades de organización, de gestión del tiempo con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo y trabajar eficazmente con múltiples prioridades

Que Ofrecemos

* Ubicación: Bogotá
* Tipo de contrato: Contrato local indefinido (según legislación laboral colombiana).
* Grado de la posición: B2
* Prestaciones de ley: Afiliaciones a salud, pensión, ARL y caja de compensación.
* Beneficios: Apoyo auxilio de anteojos cada dos años, reconocimiento gastos médicos no cubiertos por la EPS, apoyo salud mental y bienestar.
* Posibilidad de horario flexible.
* Salario por convenir según tabla salarial del CICR.
* Beneficios para estudios académicos, idiomas y de desarrollo profesional.
* Tasa de actividad: al 100%.
* Ahorro internacional del 11.5% del salario mensual, financiado por la organización.
* 20 días hábiles de vacaciones.
* Inicio Contrato: inmediato