Secretario/a de Rectorado

Descrizione del lavoro:

Grupo Planeta

Somos el primer grupo editorial y de comunicación español, de capital familiar, que lidera una amplia oferta al servicio de la cultura, la formación, la información y el entretenimiento audiovisual, con presencia en más de 20 países, conectando con 25 millones de personas cada día. Todos los profesionales y empresas del Grupo Planeta compartimos unos principios que tienen como base las personas, la ética, la calidad y la excelencia en el trabajo.

¡Te invitamos a conocernos!

Descripción de la oferta

Desde Grupo Planeta nos encontramos en la búsqueda de un/a Secretario/a de Rectorado para nuestra Universidad VIU, perteneciente a la división de Planeta Formación y Universidades.
Cuya misión será la de asistir a la Rectora en su día a día, así como a los miembros de Rectorado.

¿Cuáles serían tus principales funciones?
* Filtraje de llamadas y correspondencia.
* Recepción de visitas de Rectorado
* Organización de Consejos (salas, documentación, catering, etc.).
* Mantenimiento de agenda de contactos y BBDD.
* Soporte en la gestión de la cuenta de correo electrónico de Dirección en ausencia por vacaciones, viaje, ...
* Acompañamiento Eventos Académicos | Representación.
* Reserva salas: reserva de salas internas y externas para la realización de reuniones.
* Caterings: contratación y preparación de servicios de catering para Rectorado (solicitud, preparación sala, revisión factura,...).
* Organización de eventos externos: comunicaciones, búsqueda de espacios/proveedores, solicitud de presupuestos.
* Mantenimiento de despacho y petición de materiales.
* Preparación de Informes y presentaciones.
* Gestión y custodia de contratos y convenios: recepción, envío, preparación para firma, archivo y subida a la plataforma digital Alfresco.
* Gestión de firmas de Rectorado: recepción y preparación para firma de convenios, contratos y cualquier otro documento para la firma de la Rectora, así como su archivo y devolución posterior.
* Gestión documental (libros, fotocopias, hojas de asistencia, certificados,...), revisión facturas, comunicaciones académicas.

RELACIONES:
* Internas: Decanos/as y Vicerrectores. Resto de Departamentos de Negocio y Académicos. Responsables de Formación de RRHH Valencia y Barcelona.
* Externas: Agencias de servicios catering. Agencia de Viajes. Proveedores externos.

Requisitos

* Formación requerida: Profesional con formación en Secretariado. Muy valorable Licenciatura o similar. Nivel de inglés mínimo B1.
* Experiencia profesional: Experiencia profesional superior a tres años en tareas similares, preferentemente en dependencia de una Dirección general o Rectorado - gestión académica.
* Otras habilidades y conocimientos: Persona organizada y ordenada. Agilidad y eficiencia, persona discreta y de carácter afable. Flexibilidad horaria acorde al calendario y/o necesidades del negocio.

Si crees que es tu oportunidad laboral, ¡Te animamos a inscribirte y formar parte de nuestro equipo!

En Grupo Planeta ofrecemos igualdad de oportunidades. Nos comprometemos a tratar todas las candidaturas por igual en función de sus capacidades, logros y experiencia independientemente de su raza, nacionalidad, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género o cualquier otra clasificación protegida por la ley