Administratief Medewerker Front Office

Beschreibung:

Bedrijfsomschrijving:

The Maastricht Forensic Institute (TMFI) is de Nederlandse vestiging van (COMPANY NAME) Forensics. TMFI biedt forensische diensten aan onder andere de Politie, het Openbaar Ministerie en de Rechtspraak. TMFI beschikt over twee locaties: de forensische operatie is gevestigd in Maastricht en onder de handelsnaam Verilabs wordt vanuit Gouda (rechtsgeldig) DNA-verwantschapsonderzoek aangeboden. Naast de levering van diensten gebaseerd op in-house werkzaamheden op het gebied van (forensisch) DNA-onderzoek, worden de diensten van andere (COMPANY NAME) Forensics laboratoria en partners ook via TMFI aangeboden aan de Nederlandse markt.
TMFI is een relatief kleine maar snel groeiende en professionaliserende organisatie binnen het netwerk van (COMPANY NAME) laboratoria. De dynamische organisatie bestaat momenteel uit circa 45 ambitieuze medewerkers, waarvan circa 35 werken bij het forensische laboratorium in Maastricht.

Vacatureomschrijving:

Het frontoffice team in Maastricht bestaat momenteel uit 6 medewerkers. De werkzaamheden binnen het team zijn voornamelijk gericht op de borging van de continuïteit van het forensisch zaak werk. De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit onder andere de logistieke afhandeling van ontvangst en uitgifte van goederen, de registratie van zaken, verzending van rapporten, het opstellen van facturen en het borgen van de chain of custody in het volledige administratieve proces. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van management informatie en voer je algemene kantoorwerkzaamheden uit zoals aannemen en verwerken van telefoon, post en de logistieke kant van vergaderingen. Naast je werkzaamheden krijg je de ruimte om jezelf te ontwikkelen en bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.
Wat ga je doen:
* Coördineren van ontvangst, retournering en overdracht van items die zijn ingediend voor forensisch onderzoek, waarbij integriteit van data en onderzoeksmateriaal gedurende de hele cyclus van de zaak worden geborgd in overeenstemming met het kwaliteitsmanagement systeem (KMS)
* Analyseren van de door de klant verstrekte details om te bepalen door welke discipline en op welke locatie zaken moeten worden onderzocht (in overeenstemming met het KMS).
* Afhandelen van vragen per telefoon, e-mail en face-to-face van andere teams, klanten en koeriers
* Opstellen en versturen facturen
* Inplannen van afspraken en vergaderruimtes
* Telefoon verkeer en postafhandeling
* Communicatie met klanten en leveranciers
* Meedenken en werken aan procesverbeteringen

Functie-eisen:

Geen detail ontgaat jou, je werkt nauwkeurig, hebt een proactieve houding, bent positief en ziet het werk. Je bent klantgericht ingesteld en kunt een boodschap concreet overbrengen. Daarnaast ben je goed in staat om zaken te prioriteren en kan je zowel individueel als samen met het team goed werken onder tijdsdruk. Je wordt onderdeel van het frontoffice team, dus je bent vooral een teamspeler met oog voor de belangen van je collega's en de organisatie.
Verder:
* Heb je al wat ervaring opgedaan in een professionele omgeving
* Kennis van of ervaring met Excel is een pre
* Ben je 32-40 uur per week beschikbaar
* Heb je een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Aanvullende informatie:

Bij (COMPANY NAME) vinden we het belangrijk dat je het beste uit jezelf haalt. Daar staan we dan ook voor: door middel van verschillende talentprogramma's en aandacht voor zowel jouw professionele als persoonlijke ontwikkeling steunen we je bij het verder richting geven aan je carrière. Vanzelfsprekend belonen we successen en inzet:
* Een competitief salaris
* 25 vakantiedagen met de optie om dagen bij te kopen
* 8% vakantiegeld
* 13e maand
* Pensioenregeling
* Jaarlijkse investering in jouw professionele en persoonlijke ontwikkeling
* (Internationale) doorgroeimogelijkheden
* Laptop
* Korting op je sportabonnement of contributie
* Fietsplan
* een tijdelijk contract voor 32-40 uur per week
Interesse?

Heb je belangstelling voor deze vacature, dan nodigt (COMPANY NAME) je graag uit om te reageren. Wij willen je verzoeken je CV en motivatiebrief achter te laten op onze sollicitatiepagina. Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.
Voor meer informatie verwijzen we graag naar www.(COMPANY NAME).com/careers.
Op acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet gereageerd