Alternance Secretariat Administratif

Job Description:

Bouygues Bâtiment Ile-de-France - Habitat Résidentiel est le spécialiste de la construction en entreprise générale de logements neufs et de résidences pour les acteurs du secteur privé.
Forte de ses 685 collaborateurs, l'Entreprise réalise plus de 2800 logements par an, sur des chantiers de taille très variée (de 5 à 150 MEUR) et sur l'ensemble du territoire francilien.

Principales activités

Intégré∙e à une équipe sur chantier ou siège social, sous la responsabilité d'un∙e Directeur∙trice ses missions peuvent se résumer ainsi :

Gestion d'un agenda
- Organiser le planning des réunions et évènements de la direction, et tenu d'un ou plusieurs agendas.
- Organiser des séminaires, voyages, déplacements.
- Organiser des formations, réunions d'information ou encore des manifestations commerciales ou travaux.
Gérer des tâches administratives
- Assurer le suivi administratif d'un chantier depuis le transfert jusqu'à la passation et l'archivage
- Gérer l'administratif de la Direction : organigrammes, pointages, planning des congés, mises à jour d'Argos…
- Gérer les documents administratifs jusqu'à l'obtention du quitus et suit l'additif jusqu'à sa finalisation.
- Assurer le suivi administratif des marchés sous-traitants pendant la durée de leur intervention sur le chantier ainsi que leur saisie et suivi sur SAP.
- Suivi de l'évolution et la mise à jour des contrats sous-traitants : conditions particulières, spécifiques, additifs, commandes travaux.
- S'assurer de l'application des procédures dans son domaine de compétences et du suivi administratif lié aux changements organisationnels et technologiques.

Gérer l'information
- Réception du standard téléphonique et accueillir les visiteurs, mise en relation et facilitation des relations entre les personnes
- Organiser l'arrivée des nouveaux collaborateurs sur le plan logistique (ordinateur portable, téléphone, véhicule…)
- Gérer l'information avec tact et discrétion : collecte, circulation, suivi, relance, fiabilité…
- lettres, comptes rendus, emails…
- Elaborer et présenter des documents de synthèse, de reporting (tableaux de bord), ou des supports d'information (slides).
Classement et archivage
- Procéder à l'archivage du chantier et à son enregistrement sur Remind après transmission du chantier au SAV
Suivre les dossiers / Documentation
- Effectuer la mise à jour une ou plusieurs bases documentaires

Et si c'était vous ?

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Localisation du poste

Ville

1 avenue Eugène Freyssinet Saint Quentin en Yvelines

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Yvelines (78)