STAGE - Assistant administratif et accueil - Studio Dessin

Job Description:

Rattaché(e) à l'Assistante et Coordinatrice du Studio Dessins, vous jouez un rôle essentiel dans la fluidité des opérations quotidiennes ainsi que dans le maintien d'un environnement de travail organisé et accueillant. Vous assurez l'accueil et la gestion opérationnelle des visites des dessinateurs, des invités et des groupes de collaborateurs. Vous apportez un soutien à tous les moments de la vie du Studio Dessins.

GESTION DE L'ACCUEIL DU STUDIO DESSINS

* Accueil des collaborateurs internes
* Accueil des invités externes (Dessinateurs…)
* Enregistrement, orientation et accompagnement
* Gestion téléphonique : réception, filtrage, transmission des appels

SUPPORT LOGISTIQUE

* Gestion des réservations : salles de réunion, petits déjeuners, déjeuners
* Gestion opérationnelle de la communication & des visites
* Installation des salles en fonction des besoins
* Support pour le suivi des déménagements
* Soutien projet ad-hoc

SUPPORT ADMINISTRATIF

* Gestion des fournitures de bureau & consommables Studio Graphique : commandes, suivi de stock, réception
* Gestion du courrier entrant et sortant
* Gestion de l'envoi des épreuves d'artiste
* Notes de frais

COMPETENCES PERSONNELLES :

Appétence pour la communication
Sens du service développé, posture d'accueil irréprochable
Excellente communication orale et écrite
Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation et bonne gestion des priorités.
Bonnes qualités relationnelles et d'adaptation
Multitâches, capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique.
Proactivité, prise d'initiative et autonomie
Confidentialité et discrétion professionnelle
La maîtrise de l'anglais est un atout

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès