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Office Manager / Assistant(e) back-office - Stage puis CDI

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Switzerland  Geneva, Switzerland
Internship, Management, French, German, English
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Job Description:

Description du poste

Nous recherchons un/une Office Manager / Assistante back-office pour notre bureau de Genève.
Contrat : 6 mois de stage à partir de janvier + CDI (80 à100%)
Responsabilités :
Gestion opérationnelle et administrative du bureau
* Traitement du courrier
* Commandes fournitures
* Commandes matériel informatique
* Suivi/mise à jour de l'inventaire du matériel
* Suivi de la remise de matériel (badges, laptops…)
* Commandes cartes visite, goodies…
* Contact avec les différents fournisseurs : la régie, gestion des travaux, eau
* Standard téléphonique
* Saisie des fiches de nouveaux collaborateurs dans notre outil et mise à jour
* Organisation des voyages (résa billets…)
* Formalités entrées/sorties auprès des assurances sociales (entrées/sorties)
* Gestion des documents : scanner, organiser et vérifier la bonne validité de tous les documents administratifs (permis de travail, pièce identité, extrait de casier judiciaire, etc…)
* Digitalisation des documents.
* Gestion des tickets sur Itop, notamment gestion des incidents et des adresses txxxx.xxm.
* Utilisation et classement dans SharePoint.
* Accueil des interlocuteurs de l'entreprise : client, candidats, salarié… ;
* Organisation événementielle locale en collaboration avec la responsable communication et marketing
Assistanat de direction : gestion des plannings / agenda / réunion / préparation des présentation / rédaction de résumé et comptes rendu.

Qualifications

Profil :
* Un niveau Bac + 2 min
* BTS assistant de gestion PME-PMI ; BTS comptabilité ; DUT gestion des entreprises et de l'administration (GEA).
* Excellente rédaction en Français et en Anglais
* Anglais parlé courant
* un grand sens de l'organisation ;
* une excellente adaptabilité pour jongler entre différentes missions, parfois dans une même journée ;
* une maîtrise des outils numériques (pack office / surtout excel, powerpoint, sharePoint)
* un sens du relationnel et de la hiérarchie ;
* une bonne autonomie

Source: Company website
Posted on: 19 Nov 2021
Type of job: Internship
Industry: Consulting
Job duration: 6 months
Languages: French, German, English
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