Assistant(e) de gestion des contrats et référentiel GED F/H

Job Description:

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant(e) de gestion des contrats et référentiel GED F/H

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Description de la mission

Au sein de la Direction des Projets de Transformation et du Pilotage Contractuel, vous contribuez à la fiabilité et à la qualité de notre gestion documentaire contractuelle. Véritable garant(e) de la qualité des dossiers, vous veillez à la bonne organisation des contrats dans notre GED et participez à la sécurisation de nos processus contractuels.
Vous intervenez en lien avec les équipes commerciales, juridiques et opérationnelles afin de garantir la disponibilité, la complétude et l'accessibilité des informations.
Rattaché(e) au Directeur des Projets de Transformation et du Pilotage Contractuel, vos principales missions seront les suivantes :

Gestion de la base contrats et du référentiel GED
* Centraliser, organiser et structurer l'ensemble des contrats dans la GED.
* Assurer la mise à jour des contrats et de leurs évolutions.
* Garantir la qualité, la cohérence et l'accessibilité de la documentation contractuelle.

Contrôle de l'exhaustivité des dossiers contractuels
* Vérifier la complétude des dossiers (contrats, annexes et pièces associées).
* Identifier les documents manquants et coordonner leur récupération auprès des interlocuteurs concernés.
* Contrôler la conformité documentaire avant archivage.

Appui au processus de contractualisation
* Accompagner les équipes commerciales, juridiques et opérationnelles dans la constitution des dossiers contractuels.
* Veiller à la bonne préparation des dossiers avant leur signature.
* Comprendre les enjeux liés aux contrats, sans intervenir sur leur analyse juridique.
* Renseigner les fiches de validation des contrats (One Page).

Suivi et reporting
* Assurer le suivi des échéances contractuelles.
* Produire des tableaux de bord et reportings.
* Mettre en place des alertes afin de sécuriser le suivi des contrats.

Support administratif transverse
* Apporter un soutien ponctuel sur des missions d'assistanat de direction.
* Participer, selon les besoins, aux projets portés par la Direction de la Performance et de la Transformation.

Amélioration continue
* Participer à l'évolution des procédures internes.
* Contribuer aux projets d'amélioration des outils, de structuration des données et d'optimisation des processus.

Votre nouvel environnement

Vous évoluerez dans une entreprise dynamique et agile, offrant de multiples opportunités d'évoluer (formations, mobilité interne).
Temps de travail hebdomadaire : 35h

Socle sociale :
Mutuelle (prise en charge 50%)
Prévoyance collective (prise en charge 90%)
Œuvres sociales du CSE
Prime d'Ancienneté
Accords de participation et d'intéressement
Compte épargne temps
Tickets restaurant 8 euros 60% part patronale
25j congés +1j de pont
Jours Évènements familiaux : enfants malade, handicap, décès, mariage…

Nous vous accompagnons

Un programme de formation et d'accompagnement est prévu en fonction de vos compétences précédemment acquises et de votre expérience

Localisation du poste

Localisation du poste

Ile-de-France, Paris (75)

Lieu

Paris 14

Critères candidat

Niveau d'expérience min. requis

de 1 à 3 ans

Profil : Pour l'égalité des chances, Docaposte fait vivre la diversité. Nos postes sont ouverts à tous.

Issu(e) d'une formation Bac +2 à Bac +3 (BTS, BUT, Licence professionnelle ou équivalent), vous justifiez d'une expérience réussie dans une fonction de gestion administrative, d'assistanat commercial, de gestion documentaire ou de gestion des contrats, idéalement acquise dans un environnement structuré.

Organisé(e) et rigoureux(se), vous appréciez le travail nécessitant méthode, précision et fiabilité. Vous êtes à l'aise avec la gestion d'un volume important de documents et savez appliquer des procédures avec constance tout en respectant les délais.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l'aise avec les outils de gestion électronique des documents (GED). Une première expérience dans un environnement contractuel constitue un véritable atout, sans qu'une expertise juridique soit attendue.

Doté(e) d'un bon relationnel, vous savez travailler en coordination avec des interlocuteurs variés (équipes commerciales, juridiques, opérationnelles et directions support). Autonome, tout en appréciant le travail en équipe, vous faites preuve de discrétion, de sens du service et d'un réel esprit d'amélioration continue