Charge(E) De Missions Vie De La Societe H/F - Cap Metropole

Descripción del puesto:

Société

SPL CAP METROPOLE - Saint-Etienne

Depuis plus de 14 ans, Cap Métropole intervient sur l'ensemble du territoire métropolitain de Saint-Etienne.

Créée en 2012, Cap Métropole est une Société Publique Locale (SPL) d'aménagement et de construction, constituée sous forme de société anonyme à conseil d'administration, dont le capital est entièrement détenu par 17 actionnaires publics (collectivités territoriales et groupement).

Cap Métropole se positionne comme un outil d'expérimentation, d'exploration et d'ambition au service des projets du territoire et s'inscrit dans une logique affirmée de promotion de l'intérêt général.

En intégrant Cap Métropole, vous participerez à l'évolution d'une société en pleine consolidation après un développement marqué ces dernières années : triplement du chiffre d'affaires entre 2020 et 2025, accroissement du nombre de projets, diversification des missions, renforcement des ressources humaines, élargissement du capital vers de nouvelles communes…

Aujourd'hui l'équipe de Cap Métropole compte une trentaine de collaborateurs issus de différentes formations et horizons professionnels complémentaires.

Mission

Contexte du poste

* Vous intégrerez le pôle « Ressources » de la société, en charge du pilotage des compétences et expertises internes et externalisées dans les domaines administratifs, juridiques et financiers autour de la Direction. Ce pôle se positionne en appui et en support des équipes opérationnelles.

Dans un contexte de redéploiement de la société, ce pôle est actuellement en cours de renforcement et de réorganisation. Vous viendrez ainsi compléter une équipe composée, à ce jour, du Secrétaire général qui pilote ce pôle, d'une référente Moyens généraux et Ressources humaines et d'une assistante administrative,

* Vous serez amené.e à remplacer progressivement la Référente Moyens généraux et Ressources humaines, notamment dans ses missions liées à la vie sociale de la Société ainsi qu'au pilotage des Moyens généraux et des prestataires concourant à l'organisation de la Société et à son fonctionnement courant.

Dans le cadre de sa retraite progressive et de son départ prévu au second semestre 2027, une période de travail en binôme sera organisée afin de permettre une transmission progressive des connaissances, des pratiques et du contexte de la Société, ainsi qu'une montée en autonomie graduelle sur ces missions.

Cette évolution s'accompagnera d'une réorganisation progressive de la répartition des missions au sein du pôle Ressources : les missions relevant plus directement des Ressources humaines, ainsi que celles liées aux moyens mis à disposition des collaborateurs pour l'exercice de leurs fonctions (informatique, téléphonie, véhicules, équipements, fournitures, etc.), auront notamment vocation à être reprises par l'actuelle l'assistante administrative.

* Vous serez par ailleurs amené.e à apporter un appui au Président, au Directeur général et au Secrétaire général dans l'organisation de leur activité, la préparation et le suivi de certains dossiers, la planification et la coordination de rendez-vous ou de réunions, ainsi que dans les échanges avec les élus, leurs cabinets et leurs interlocuteurs administratifs. Vous contribuerez également à la rédaction de notes, de documents de synthèse et de procédures destinés à faciliter le fonctionnement quotidien de l'équipe.

Missions

Au sein du pôle « Ressources », sous l'autorité du Directeur général et la responsabilité hiérarchique du Secrétaire général, en collaboration avec les autres membres du pôle, vous exercerez les missions suivantes :

* Gestion de la vie sociale de la société
* Vie sociale (assemblées générales, conseils d'administration, assemblées spéciales, comités d'audit) :

oOrganisation de leur tenue

oAppui à la préparation du contenu des dossiers et des délibérations

oAppui à la rédaction des procès-verbaux

* Suivi des formalités :

oDépôts, publications et obligations légales

oMise à jour des registres

* Tenue à jour des documents juridiques de la société : statuts, charte de contrôle analogue, délégation de signatures ou de pouvoirs…
* Appui à la rédaction des rapports liés à la vie et au pilotage de la Société (rapport sur le gouvernement d'entreprise, rapports du mandataire, rapport d'activité…)
* Organisation matérielle et protocolaire des instances : invitations, réservation et préparation des salles, coordination logistique, traiteur et accueil des participants
* Le cas échéant, appui à la création d'une autre structure et d'outils de mutualisation entre celle-ci et Cap Métropole.
* Pilotage des Moyens généraux concourant à l'organisation et au fonctionnement de la Société
* Saisie et gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement et numérisation du courrier, diffusion des courriers en interne…)
* Appui au Secrétaire général dans le suivi des prestataires externes (assurances RC et Dommage aux biens, expertise-comptable, commissariat aux comptes, conseils juridiques, contrat de réseau avec la SCET) : interface administrative, organisation logistique, gestion des rendez-vous et suivi des échéances
* Participation à la mise en concurrence et au suivi de ces prestataires externes : aide à l'identification des besoins, préparation des consultations, appui à l'analyse des offres, appui au choix et suivi administratif des contrats.
* Organisation administrative du pôle Ressources et Secrétariat de la Direction générale
* Organisation de la gestion administrative du pôle Ressources :

oParticipation à l'archivage des documents du pôle Ressources

oParticipation à la saisie et à la mise en forme de documents, notes et courriers

oTraitement des courriers sensibles et rédaction des courriers en lien avec ses missions

* Contribution à la formalisation et à l'amélioration des procédures internes
* Contribution à la production de tableaux de bords de données en lien avec ses missions
* Aide à l'organisation et tenue des agendas du Président, du Directeur général et du Secrétaire général
* Interface avec les secrétariats et cabinets des élus membres des instances de Cap Métropole, notamment pour la préparation et la coordination des réunions, rendez-vous et échanges institutionnels
* Concours à la visibilité et à la communication de la Société

Serait un plus :

* Appui à la communication institutionnelle de la société (LinkedIn, site Internet, supports spécifiques de communication)
* Organisation matérielle et protocolaire d'événement particuliers (inaugurations, événements…) : proposition de contenu, invitations, réservation et préparation des salles, coordination logistique, traiteur et accueil des participants, participation à la communication…

Avec le déploiement de la société et les transitions de son organisation, des perspectives d'évolution des missions au sein de l'entreprise pourront être envisagées.

Profil

De formation supérieure de niveau licence, BTS, BUT, idéalement dans les domaines de l'administration, du droit, de la gestion ou de l'assistanat de direction, vous disposez d'une première expérience significative acquise dans un environnement administratif, institutionnel ou en entreprise.

Une expérience au sein d'une Entreprise Publique Locale - EPL -, d'une collectivité territoriale, d'un établissement public, et/ou dans le secteur de l'aménagement serait appréciée.

Une connaissance du fonctionnement des sociétés, des instances de gouvernance ou de l'environnement des collectivités territoriales constituera un atout.

Compétences attendues (et niveau de maîtrise) :

* Maîtrise de la gestion administrative et du suivi de dossiers
* Capacité à appréhender la vie juridique d'une société et le fonctionnement d'instances
* Qualités rédactionnelles et capacité à préparer des dossiers décisionnels
* Aisance avec des interlocuteurs institutionnels et des élus
* Maîtrise des outils bureautiques et de tableaux de suivi

Aptitudes et motivations, comportements professionnels

* Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité, compte tenu de la nature des informations traitées
* Aisance relationnelle et capacité à établir des échanges de qualité avec des interlocuteurs variés, internes comme externes
* Qualités rédactionnelles permettant de préparer des courriers, notes, comptes rendus, procédures internes et documents de synthèse clairs et structurés
* Sens de l'organisation, rigueur dans le suivi des dossiers, capacité à prioriser les demandes, à respecter les échéances et à rendre compte de manière fiable et régulière
* Esprit d'équipe, sens du service et capacité à travailler en appui de plusieurs interlocuteurs, dans un environnement polyvalent et évolutif

Modalités

Localisation :

Bureaux : Quartier Fauriel à Saint-Etienne

Rémunération :

De 36 KEUR à 40 KEUR en fonction du profil et de l'expérience

Mutuelle et chèques-déjeuners

Prime vacances convention Syntec

Aides Sociales

Télétravail

Forme du contrat :

CDI.

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