Administrative Assistant

Description du poste:

Job Description:
¡En dentsu estamos en búsqueda de un Asistente Administrativo/Recepcionista en Medellín!

Formación y experiencia
Técnico o tecnólogo en Administración, Gestión Administrativa, Secretariado, Talento Humano, Contabilidad y/o carreras afines, con mínimo 1 año de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a áreas corporativas.
Deseable experiencia en empresas de servicios, multinacionales o ambientes corporativos y manejo de procesos administrativos, proveedores, facturación, gestión documental y logística empresarial.
Conocimientos en herramientas ofimáticas, especialmente Excel básico/intermedio, Microsoft Office, correo electrónico y plataformas digitales de gestión. Deseable nivel básico de inglés.

Propósito del cargo
Brindar soporte integral a la gestión administrativa de la organización, asegurando la adecuada ejecución, seguimiento y control de los procesos administrativos, logísticos y documentales, facilitando la operación de los equipos y contribuyendo al adecuado funcionamiento de las oficinas y servicios corporativos.

Responsabilidades
1. Gestión administrativa y documental
* Recopilar, validar y organizar la documentación requerida para la elaboración de contratos con clientes y participación en procesos de licitación.
* Apoyar la preparación y actualización de documentos administrativos y corporativos requeridos por clientes, proveedores y áreas internas.
* Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital de la compañía, garantizando su adecuada clasificación, disponibilidad y trazabilidad.
* Gestionar el archivo de contratos, facturas, órdenes de compra, cotizaciones, recibos, reportes, comunicaciones y demás documentos administrativos.
* Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, aprobación o entrega, alertando oportunamente sobre vencimientos o retrasos.
* Apoyar la elaboración y actualización de bases de datos, controles y reportes administrativos.
2. Gestión de facturas y proveedores
* Recibir, revisar y direccionar las facturas a las áreas responsables para su validación y aprobación.
* Realizar seguimiento al estado de las facturas y gestionar oportunamente las inconsistencias o documentos pendientes.
* Solicitar y consolidar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la organización.
* Apoyar la elaboración y coordinación de propuestas con proveedores, verificando condiciones comerciales, tiempos de entrega y documentación requerida.
* Mantener actualizada la información y documentación de proveedores.
* Dar seguimiento a órdenes de compra, servicios contratados y compromisos administrativos con proveedores.
* Apoyar la identificación de oportunidades de eficiencia y optimización del gasto administrativo.
3. Servicios generales y administración de oficina
* Coordinar el adecuado funcionamiento de las oficinas y los servicios administrativos requeridos para la operación.
* Coordinar y hacer seguimiento a mantenimientos preventivos y correctivos de equipos, mobiliario e instalaciones.
* Gestionar los requerimientos relacionados con aseo, cafetería, papelería, suministros y demás elementos necesarios para la operación.
* Controlar los niveles de inventario de insumos administrativos y gestionar oportunamente los pedidos.
* Llevar controles básicos sobre consumos, pedidos, mantenimientos y servicios administrativos.
* Gestionar el calendario y reserva de salas, asegurando su disponibilidad y adecuado uso.
* Coordinar las atenciones y requerimientos logísticos para reuniones internas, reuniones con clientes y actividades corporativas.
* Coordinar el ingreso de visitantes, proveedores y domiciliarios autorizados, de acuerdo con los protocolos establecidos.
4. Viajes y logística corporativa
* Gestionar y coordinar los requerimientos de viajes corporativos de ejecutivos y colaboradores, incluyendo tiquetes, hoteles, traslados terrestres y demás servicios asociados.
* Coordinar itinerarios y reservas de acuerdo con las políticas corporativas y requerimientos de los viajeros.
* Mantener control y trazabilidad sobre las reservas y gastos asociados a los viajes.
* Atender cambios, cancelaciones y contingencias relacionadas con la logística de viajes.
5. Atención y comunicaciones
* Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa.
* Recibir y direccionar oportunamente solicitudes de clientes, proveedores, colaboradores y visitantes hacia las áreas correspondientes.
* Apoyar la coordinación de reuniones, agendas y actividades administrativas de los equipos que lo requieran.
* Mantener una comunicación oportuna con las diferentes áreas para asegurar el seguimiento de los requerimientos administrativos.
6. Control y seguimiento administrativo
* Mantener actualizados los controles administrativos definidos por la compañía.
* Realizar seguimiento a solicitudes, compras, servicios, mantenimientos, proveedores, documentación y demás compromisos bajo su responsabilidad.
* Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar la operación y escalarlas al responsable correspondiente.
* Proponer mejoras a los procesos administrativos que permitan reducir reprocesos, mejorar tiempos de respuesta y fortalecer los controles.
* Apoyar la implementación y cumplimiento de políticas, procedimientos y lineamientos corporativos relacionados con la gestión administrativa.
* Preparar reportes básicos de gestión administrativa cuando sean requeridos.

#LI-AN1

Location:Medellín

Brand:Dentsu

Time Type:Full time

Contract Type:Permanent