Asistente Ejecutivo y Responsable de Gestión de la Información (EAIMO)

Description du poste:

Quienes Somos

El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) trabaja en todo el mundo para proporcionar asistencia humanitaria a las personas afectadas por conflictos y violencia armada. Tomamos medidas en respuesta a emergencias y al mismo tiempo promovemos el respeto del derecho internacional humanitario. Somos una organización independiente y neutral, y nuestro mandato se deriva esencialmente de los Convenios de Ginebra de 1949. Trabajamos en estrecha colaboración con las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja y con su Federación Internacional para garantizar una respuesta humanitaria concertada, racional y rápida a las necesidades de las víctimas de conflictos armados o cualquier otra situación de violencia interna.
El CICR está firmemente comprometido con la diversidad y e inclusión. Se anima a participar en nuestras convocatorias a personas con discapacidad, minorías étnicas, personas LGTBIQ y mujeres.
¿Quieres saber más sobre nuestro trabajo en Colombia? Visite nuestros sitios web en: https://www.icrc.org/es
Código de conducta para colaboradores y colaboradoras del CICR | https://www.icrc.org/es/document/codigo-de-conducta-para-los-colaboradores-y-las-colaboradoras-del-cicr

Proposito del puesto

El asistente ejecutivo y encargado de Gestión de la información presta apoyo administrativo (de alto grado) y supervisa la gestión de la información en la delegación. Es la persona de referencia en materia de protocolos escritos, correspondencia y herramientas normalizadas.
Nota: las funciones y responsabilidades de un asistente principal son idénticas a las del asistente ejecutivo, las del asistente y encargado de Gestión de la información y las del encargado de Gestión de la información, aunque varían en su alcance.

Relacionamiento

* A nivel interno, oficia de primer punto de contacto entre el personal y la jefatura.
* A nivel externo, oficia de primer punto de contacto entre la jefatura (por teléfono, correo postal o electrónico) y los ministros o representantes de ministerios, militares de alto rango, dirigentes y coordinadores de Sociedades Nacionales, representantes de las Naciones Unidas y otros actores. También interactúa con pares en el intercambio de información o el desarrollo de una red.
* Interactúa con el-la Jefe-a de región de Gestión de la información o con el-la coordinador-a de Gestión de la información.

Responsabilidades Funcionales/ Soporte a la Jefatura

* Agendas: Maneja la agenda de la Jefatura de Bogota; organiza reuniones internas y externas; responde y hace seguimiento a invitaciones;
* Filtra, asigna prioridades, expide y da seguimiento a pedidos, llamados y correspondencia; está al tanto de las actividades de la delegación y tiene en cuenta las prioridades y los desafíos de esta a la hora de tomar decisiones.
* Forma parte del equipo de la Jefatura; participa en debates y hace un seguimiento de la ejecución de decisiones y estrategias.
* Señala problemas y demoras; produce y actualiza el cronograma, el calendario y otras herramientas.
* En representación de la jefatura, se encarga de gestionar los contactos internos y externos a través de las herramientas que proporciona el CICR. Se asegura de la actualización de los contactos de la Jefatura y supervisa la de otras unidades.
* Administra la agenda de reuniones y organiza reuniones claves de la delegación (Estado Mayor, reuniones de información…); discusiones sobre el ejercicio planning for Results (PfR) y-o con contactos externos. Se encargade todos los aspectos logísticos asociados.
* Elabora actas de reuniones a petición de la Jefatura.
* Redacta la correspondencia formal e informal en español e inglés para la firma de la jefatura; relee/revisa la correspondencia de las unidades, y se cerciora de la óptima distribución; en caso de ser necesario, traduce los documentos dirigidos a la jefatura desde el idioma local al idioma francés o inglés.
* Redacta procedimientos o directivas para la firma de la jefatura.
* Filtra y asigna una lista de prioridades de solicitudes y documentos enviados a la jefatura a los que tiene acceso, los lee en forma proactiva y posiblemente redacta una respuesta inicial.
* Compila y finaliza resúmenes e informes regulares.
* Distribuye y presenta documentos en nombre de la jefatura. Crea archivos electrónicos y en papel en nombre de la jefatura, proporciona los documentos pertinentes para esta última y les da un cierre.
* Recibe a los visitantes que tienen citas pautadas con la jefatura o supervisa su recepción y los ayuda a organizar las recepciones y otros eventos en los que debe observarse el protocolo.
* A pedido de la jefatura o bajo la supervisión de esta, ayuda a gestionar proyectos o archivos específicos.
* Cuando es necesario, prepara planes de contingencia (labores secretariales, gestión de archivos y de información).
* Realiza y supervisa tareas administrativas internas (presentar, fotocopiar y hacer envíos postales de correspondencia a Ginebra y a subsitios, ordenar insumos, etc.)
* Monitorea la actualización de los organigramas, listas y en general la información práctica en la delegación o se asegura de que la unidad a cargo cumpla con esa tarea.
* Eventos: participa en y-o coordina la organización de visitas que realizan los donantes y otras figuras prominentes
* Organiza la logística de los eventos y reuniones de la jefatura en general.

Responsabilidades Funcionales /Gestion de la Informacion

* Se asegura de que todos los documentos electrónicos enviados a la shared Mailbox de la delegación y todos los documentos en papel recibidos sean distribuidos a los miembros del personal que corresponda.
* Organiza, supervisa y gestiona el uso de un abanico de herramientas de Gestión de información (principalmente aquellas validadas por la institución para el manejo y la preservación de la información).
* Desempeña el papel principal en el mantenimiento de la página internas de la delegación (intranet, Sharepoint Teamspace, Knowledge Space). Se asegura de que los usuarios conozcan la página y las características de la intranet.
En estrecha coordinación con el Coordinador de Gestión de la información:
* Contribuye a implementar todos los proyectos o programas de Gestión de la información en la delegación principal o en el/los subsitio/s.
* Participa en los debates sobre nuevas prácticas en materia de Gestión de la información y, a pedido del-de la coordinador-a en Gestión de la información, participa en proyectos o contribuye en la elaboración de nuevas herramientas para gestionar la información.
* Se encarga de difundir políticas, directrices y directivas de la división tanto de Coordinación como de Asesoría de Gestión de la información.
* Establece y revisa procedimientos de gestión de la información en la delegación y en el/los subsitio/s.
* Establece y revisa las directrices de comunicación en la delegación y en el/los subsitio/s.
* Prepara procedimientos para dirigir la transferencia de información entre sitios (entre la sede de la delegación y otras delegaciones o subsitio/s de delegaciones, entre subsitios); dirige o supervisa la redacción, el envío y la recepción de memorandos entrantes y salientes.
* Se desempeña como punto focal del manejo del archivo (electrónico y físico) de la delegación y subsitios: explica, aplica y garantiza la aplicación de los procedimientos para el almacenamiento de archivos intermedios de documentos electrónicos y de papel; es responsable de la aplicación de procedimientos de almacenamiento de archivos intermedios en la delegación y garantiza su procesamiento; se asegura de la observancia de las normas sobre preservación de archivos (depósitos).
* Informa sistemáticamente a los nuevos miembros del personal sobre la gestión de la información y organiza sesiones periódicas de capacitación e información.
* Al menos una vez por año, realiza misiones de apoyo en los subsitios de manera independiente o bajo supervisión del-de al coordinador-a en Gestión de la información
* Asume las tareas de Access Manager (creación de perfiles, derechos de acceso a bases de datos y plataformas de gestión de información etc.)
* Apoya los colaboradores y soluciona problemas técnicos y funcionales relacionados aI manejo de la información

Responsabilidades Funcionales/Capacitacion y Apoyo

Capacitación y apoyo: ámbitos de especialización (correspondencia, protocolo del CICR, uso de tecnología informática habitual, seguridad de la información y monitoreo de normas de la identidad visual)
* Coordina y organiza capacitaciones para los nuevos colaboradores sobre los procedimientos de protocolo diplomático, así como de gestión de la información.
* Proporciona formación / soporte / consejos a los/las puntos focales de subsitios (o a cualquier otra persona a cargo) sobre los procedimientos relativos a los temas antes citados y los orienta para que los pongan en práctica.
* Informa a los colaboradores sobre nuevas herramientas de gestión de la información.
* Brinda apoyo directo a las subestructuras de la delegación
* Se asegura de que los colaboradores conozcan y pongan en práctica las reglas de correspondencia y el protocolo CICR; de ser necesario, propone adaptaciones contextuales; se asegura de que toda la correspondencia protocolar que se emite en la delegación sea validada por el colaborador competente; conoce y hace aplicar las reglas en cuanto las firmas en la delegación.
* Coordina la activación del proceso de salida de los colegas (residentes y móviles) "EoM/EoC Checklist" para todo el personal previamente a fin de misión y-o contrato.
* Desarrolla, mantiene y orienta la aplicación del Record Management (archivo electrónico y papel), y sus políticas y procedimientos, incluso la parte de protección de datos para la delegación regional de Bogota.
* Se mantiene actualizado en relación con las herramientas estándares (de mensajería, flujo de la información, Record Manager, Intranet, etc.); se involucra en toda la evolución de las prácticas y de las herramientas, se capacita para favorecer un mejor acompañamiento a los cambios y transmite sus conocimientos.
* Garantiza la existencia y observancia de los procedimientos adecuados para proteger, usar, almacenar suministros de oficina sensibles (estampillas, sellos, papel membretado con el logo del CICR, etc.).
* Se asegura de que el papel membretado, las tarjetas personales, los sobres, etc. cumplan con los requisitos aplicables de la identidad visual.
* Organiza o contribuye a la organización de seminarios y talleres sobre Gestión en información a nivel nacional sobre para el equipo sobre los temas mencionados más arriba.
* Organiza talleres sobre difusión de Gestión de la información y promueva/da visibilidad a las actividades de GI.

Responsabilidades Adicionales

Soporte administrativo
* Conoce y respeta todos los procedimientos administrativos relacionados a su trabajo y cumple con ellos dentro de los plazos exigidos.
* Elabora y da seguimiento al presupuesto del área de la jefatura con los justificativos requeridos.
* Comunica las informaciones pedidas por el área de Administración a fines de contabilidad y de previsión de gastos mensuales.
* Establece las requisiciones de compras (RO) relacionadas con actividades de la unidad de Gestión de Información y la Jefatura.
* Distribuye los mensajes electrónicos y documentos recibidos en el Mailbox de la Delegación, así como gestiona la valija diplomática.
Apoyo a la delegación
* Contribuye al análisis del entorno de seguridad, socioeconómico, cultural y político.
* Comparte todas las informaciones pertinentes para el CICR con su jerarquía y participa de manera proactiva en las reuniones internas.
* Relata todos los eventos y cambios que pueden afectar a las actividades del CICR en la región.
* Proporciona la información necesaria a la delegación para la definición de objetivos y prioridades operacionales.
Responsabilidades adicionales
* Se asegura de hacer el seguimiento de todos los mensajes y las correspondencias relativas al trabajo, con relación a los interlocutores y los departamentos pertinentes.
* Conoce los objetivos de la delegación y tiene un buen conocimiento del Movimiento y de interlocutores pertinentes para el puesto.
* Recaba y comparte información para mejorar la comprensión del CICR sobre el entorno, las tendencias y las respuestas humanitarias, siempre que sea pertinente.
* Representa al CICR de manera adecuada en actividades, reuniones y en el terreno; evita cualquier actividad que pueda tener efectos negativos en la imagen del CICR.
* Asume la responsabilidad de su propio aprendizaje y desarrollo profesional.
* Reemplaza a la AIMO durante sus ausencias y la apoya siempre cuando sea necesario en todas sus tareas y-o a petición del-de la Coordinador-a de Gestión de Información;

Requisitos Profesionales

Obligatorios
* Título profesional en ciencias administrativas, administración de empresas o área afín (mínimo 3 años de estudios superiores).
* Nivel mínimo de inglés B2 (oral y escrito) / Nivel C2 o Nativo en español.
* Título profesional en administración, gestión, ciencias de la información, secretariado ejecutivo o área afín.
* Experiencia en organización de agendas, reuniones, correspondencia institucional y preparación de documentación ejecutiva.
* Experiencia en gestión, clasificación y archivo de información física y digital, garantizando confidencialidad y trazabilidad.
* Dominio avanzado de herramientas Microsoft 365/Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS Teams y plataformas colaborativas como SharePoint o similares).
Deseables / valor agregado
* Experiencia en entornos internacionales, misiones en el extranjero, organizaciones internacionales o embajadas.
* Certificación profesional en gestión de la información (por ejemplo, CIP - AIIM).
* Experiencia en definición e implementación de procesos de mejora o gestión del cambio.
* Experiencia en protección, análisis y manejo de datos.
* Conocimiento de herramientas digitales colaborativas (Viva Engage, Power BI, SharePoint Lists u otras similares).
* Estudios de posgrado o máster en gestión de la información, ciencias de la información o gestión de datos.
* Conocimiento de sistemas de trabajo colaborativo.
* Conocimiento de francés.

Que Ofrecemos

* Ubicación: Bogotá.
* Tipo de contrato: Contrato local indefinido (según legislación laboral colombiana).
* Prestaciones de ley: Afiliaciones a salud, pensión, ARL y caja de compensación.
* Beneficios: Apoyo auxilio de anteojos cada dos años, reconocimiento gastos médicos no cubiertos por la EPS, apoyo salud mental y bienestar.
* Posibilidad de horario flexible.
* Salario por convenir según tabla salarial del CICR.
* Beneficios para estudios académicos, idiomas y de desarrollo profesional.
* Tasa de actividad: al 100%.
* Ahorro internacional del 11.5% del salario mensual, financiado por la organización.
* 20 días hábiles de vacaciones.
* Inicio Contrato: inmediato