ALTERNANCE - Assistant(e) Administratif(ve) / Service Travaux (BTS) H/F

Descrizione del lavoro:

Descriptif du poste

Et si vous faisiez équipe avec nous ? Rejoindre Dalkia, c'est plus de sens et d'implication contre le réchauffement climatique ; plus de relations humaines, avec un métier de service animé par l'esprit d'équipe ; plus de technicité, avec des projets ambitieux et innovants fondés sur nos expertises ; plus d'employabilité, avec des parcours diversifiés et individualisés. Rejoindre Dalkia, c'est rejoindre plus qu'une entreprise : un collectif de 20 000 collaborateurs engagés en faveur de la transition énergétique. Dans le groupe EDF, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d'ouvrir nos portes à toutes les compétences, toutes les énergies et toutes les personnalités sans exclusion. Le poste proposé est donc ouvert à toutes et à tous.

Sous La Responsabilité De L'Assistante De Direction Vous Assurez La Gestion Administrative Et Opérationnelle Des Chantiers, Telles Que

Gestion Administrative des Chantiers

* Dossiers Administratifs : Préparation des dossiers d'appels d'offres (mémoire technique, attestations) et montage des dossiers de réponse.
* Création de demandes de travaux et de ciblage (devis) / Outil interne
* Préparation de la facturation client et suivi des situations de travaux mensuelles.
* Préparation du DOE (Dossier d'Ouvrage Exécuté) en fin de chantier pour le client.
* Gestion du courrier : Réception, tri et numérisation du courrier entrant. Attribution aux concernés et expédition du courrier sortant (LRAR, bordereaux d'envoi).
* Archivage structuré : Classement rigoureux des documents papier et numérique (arborescence informatique) par chantier.

Gestion des Sous-traitants & Fournisseurs (Tableaux de Bord)

* Constitution des dossiers d'agrément des sous-traitants (vérification des assurances, URSSAF, Kbis…).
* Établissement des contrats de sous-traitance et suivi des situations de travaux.
* Suivi des agréments : S'assurer que chaque sous-traitant est officiellement agréé par le maître d'ouvrage avant son intervention sur site.
* Suivi en temps réel : Mise à jour quotidienne des tableaux de suivi de la sous-traitance (Excel ou logiciel interne) : état d'avancement des agréments, et montants des contrats. Relancer proactivement les sous-traitants pour obtenir les documents arrivant à échéance (attestations URSSAF semestrielles notamment).

Maîtrise de la Chaîne d'Achat (Devis & Bons de Commande)

* Réceptionner les devis des sous-traitants et vérifier leur conformité par rapport au budget prévisionnel du conducteur de travaux.
* Contrôler les quantités, les prix unitaires et les calculs de TVA (notamment en cas d'autoliquidation).
* Préparation des Bons de Commande : une fois le devis validé, éditer le bon de commande interne. S'assurer que les conditions de paiement y sont bien mentionnées.

Valorisation des Compétences & Structure (RH/Qualité)

* Mise à jour de l'organigramme : Actualiser régulièrement l'organigramme fonctionnel de l'entreprise ou du service travaux selon les arrivées et les évolutions internes.
* Gestion des CV professionnels : Compiler et mettre à jour les CV des conducteurs de travaux et chefs de chantier (Ces documents sont indispensables pour les mémoires techniques des appels d'offres).

Votre profil

Vous souhaitez préparer un BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ou équivalent.

Vous faites preuve de rigueur, de proactivité et d'une réelle curiosité pour les environnements opérationnels