Assistante commerciale service travaux H/F

Descrizione del lavoro:

Au sein de la Direction Travaux de Dalkia en Ile-de-France, vous êtes Assistant commerciale H/F. Sous la responsabilité de l'Assistante de Direction vous assurez la gestion administrative et

opérationnelle des chantiers :

Gestion Administrative des Chantiers:

Dossiers Administratifs : Préparation des dossiers d'appels d'offres (mémoire technique, attestations) et montage des dossiers de réponse.

Création de demandes de travaux et de ciblage (devis)

Préparation de la facturation client et suivi des situations de travaux mensuelles.

Préparation du DOE (Dossier d'Ouvrage Exécuté) en fin de chantier pour le client.

Gestion du courrier : Réception, tri et numérisation du courrier entrant. Attribution aux concernés et expédition du courrier sortant (LRAR, bordereaux d'envoi).

Archivage : classement rigoureux des documents papier et numérique (arborescence informatique) par chantier.

Gestion des Sous-traitants & Fournisseurs (Tableaux de Bord) :

Constitution des dossiers d'agrément des sous-traitants (vérification des assurances, URSSAF, Kbis…).

Établissement des contrats de sous-traitance et suivi des situations de travaux.

Suivi des agréments : S'assurer que chaque sous-traitant est officiellement agréé par le maître d'ouvrage avant son intervention sur site.

Mise à jour quotidienne des tableaux de suivi de la sous-traitance (Excel ou logiciel interne) : état d'avancement des agréments, et montants des contrats. Relancer proactivement les sous-traitants pour obtenir les documents arrivant à échéance (attestations URSSAF semestrielles notamment).

Maîtrise de la Chaîne d'Achat (Devis & Bons de Commande) :

Réceptionner les devis des sous-traitants et vérifier leur conformité par rapport au budget prévisionnel du conducteur de travaux.

Contrôler les quantités, les prix unitaires et les calculs de TVA (notamment en cas d'autoliquidation).

Préparation des Bons de Commande : une fois le devis validé, éditer le bon de commande interne et s'assurer que les conditions de paiement y sont bien mentionnées.

Valorisation des Compétences & Structure (RH/Qualité) :

Actualiser régulièrement l'organigramme fonctionnel de l'entreprise ou du service travaux selon les arrivées et les évolutions internes.

Diplômé d'un BAC +2 dans le domaine de l'assistanat, vous justifiez d'une première expérience sur des fonctions similaires.

Votre écoute active, votre rigueur et votre capacité à gérer vos émotions dans un univers dynamique et en évolution seront des atouts pour votre réussite sur ce poste.

Vous êtes reconnu(e) pour votre dynamisme et avez une appétence pour travailler en équipe.

La maîtrise des outils informatiques est un requis pour ce poste