Assistant(e) Administratif

Descrizione del lavoro:

En tant que Assistant(e) Administratif, vous aurez pour principales missions:
* Gestion de l'accueil du site (15%)
* Accueil des collaborateurs internes (HCP, HMS) :
* Contrôle des entrées
* Enregistrement, orientation et accompagnement
* Gestion et mise à disposition des équipements de protections individuelles
* Accueil des prestataires externes (HSE, maintenance, architectes…)
* Gestion du standard téléphonique : réception, filtrage, transmission des appels
* Support logistique (5%)
* Gestion des réservations : taxis, salles de réunion, déjeuners/ petits déjeuners, véhicules de location, autre évènement collaborateur
* Support à l'encadrement pour l'organisation logistique des séminaires, réunions, déplacements et évènements internes

* Gestion opérationnelle de la communication & des visites (30 %)
* Mise à jour régulière et alimentation des contenus sur les supports de communication (tableau d'affichage, écrans dynamiques)
* Gestion des visites des collaborateurs de la Maison Hermès
* Coordination avec la maroquinerie
* Réservation et installation des salles
* Préparation des équipements nécessaires
* Réalisation des visites (2h par visite)
* Support à l'organisation d'évènement site en lien avec le service RH

* Support Administratif (35%)
* Gestion du courrier entrant et sortant : distribution, affranchissement, envoi
* Traitement des factures fournisseurs en lien avec la comptabilité (scan, envoi, suivi)
* Point de contact principal pour les services généraux (maintenance, nettoyage…)
* Gestion des fournitures de bureau : commandes, suivi de stock, réception
* Support au pôle maintenance et autres fonctions sur la gestion des contrats prestataires : relances, suivi, réception informatique des livraisons.

* Création, paramétrage et mise à jour des droits d'accès au site badgeage

5.Support à la sécurité (15%)
* Réalisation des accueils sécurité : CDI, CDD, intérimaires, stagiaires, parcours d'intégration Groupe
* Réalisation des commandes d'EPI en support au pôle HSE
* Gestion des dotations de vêtements de travail

Formation et Expérience :
* De formation Bac +2 de type Assistante de gestion/ Gestion des entreprises et des administrations avec expérience dans des fonctions administratives, d'accueil (idéalement en milieu industriel)
* Très bonne maitrise des outils bureautiques

Compétences personnelles :
* Appétence pour la communication
* Sens du service développé, posture d'accueil irréprochable.
* Excellente communication orale et écrite.
* Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation et bonne gestion des priorités.
* Bonnes qualités relationnelles et d'adaptation
* Multitâches, capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique.
* Proactivité, prise d'initiative et autonomie
* Confidentialité et discrétion professionnelle