Expert Process Facturation et Commande

Job Description:

GBS IT apporte les meilleures solutions IT à l'ensemble des BU du Groupe (COMPANY NAME) et les aide à relever tous les défis énergétiques d'aujourd'hui et de demain.

Avec nous, vous pouvez avoir à la fois l'agilité et la bienveillance d'une PME et la solidité et l'envergure d'un grand groupe, l'expertise et l'engagement, l'audace et l'excellence.

Rejoignez GBS IT et faites vivre l'IT au cœur de la transition énergétique en tant que :

Expert Process Facturation et Commande

Poste basé à la Défense (92)

L'équipe cellule est responsable des processus :

* P2P (Procure-to-Pay) de la demande d'achats au paiement du fournisseur

* T&E (Time and Expenses)

* R2R (Record to Report) Comptabilité / fiscalité en lien avec le CSP Comptabilité (BS Finance ACCIS) et la Direction Fiscale Groupe (DFG)

L'Expert Process Facturation et Commande est en charge de :

* Processus Procure-to-Pay (P2P) :

Gestion du processus achats (P2P) :

*

* Gestion des nouveaux besoins et des demandes d'amélioration en lien avec Support MOA interne GBSIT et la MOA

* Définition des besoins (Rédaction du cahier des charges)

* Demande d'évolutions

* Tests des développements

* Gestion des incidents Vesta et Ariba

* Création / suivi des incidents

* Tests des incidents

* Gestion de la release Strategy GBSIT/GDIT(suivi des arrivées/sorties des collaborateurs internes pour mise à jour de la release strategy)

* Animation de la communauté P2P (accompagnement des opérationnels, formation, conduite du changement…)

* Coordination de la relation avec BS Procurement

* Coordination et formation des externes (intérimaires et prestataires) de la cellule

* Animation et support de l'équipe cellule

* Animation des webinars

Activités courantes

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* Gestion des demandes d'achats (PREQ)

* Suivi du workflow de validation

* Saisie des DA de MOE dans Vesta en ZFS

* Gestion des réceptions (relance des opérationnels faites via Basware)

* Responsabilisation des opérationnels à la saisie des réceptions

* Gestion des factures :

* Rapprochement des factures avec les réceptions du backlog (les nouvelles factures étant rapprochées via Basware)

* Automatisation du rapprochement des factures via Basware

* Mise à jour du fichier de suivi paiements avec les nouvelles factures

* Points fournisseurs

* Suivi des factures et relances des impayés

* Suivi et support des fournisseurs dans son ensemble et en direct pour les fournisseurs sensibles (Orange , Bouygues, Econocom, Colt, lenovo)

* Suivi du DPO

*

* Répartition des fichiers de reporting hebdomadaire :

* des formulaires ARIBA

* du suivi des factures Basware

MOA - CFIN weekly RUN - hebdomadaire => avec les clients dans Vesta

DAG - Change board Ariba - mensuel => avec les clients migrés ou à venir dans Ariba (ex : ZFS)

Statut des demandes d'évolutions Ariba - spécifiques aux demandes => avec les clients dans Ariba (ex : formulaires non visibles par les opérationnels)

Gestion des incidents Vesta et Ariba :

* Ariba : niveau 1 géré par BS Procurement, niveau 2 par la cellule par défaut

* Vesta : release (2-3 / an) + demande d'évolution

* Basware

* Activation des notifications/RPA

* Formation + supports

Principales interactions :

* Fournisseurs externes

* GBS :

* BS Procurement

* BS Finance

* Comptabilité Fournisseurs

* MOA

* GBS IT

* Opérationnels

* Valideurs dans le workflow

* Demandeurs dans les familles (pilote des services, managers…)

* L&CM

* Resource management

* CdG

Outils :

* Ariba

* S4/Hana (Vesta)

* Basware

* My Portal

Unité commerciale: GBS

Division: GBS BS - IT

Entité légale: (COMPANY NAME) Information et Technologies S.A.

Type de contrat: CDI

Type d'emploi: Temps Plein

Expérience professionnelle: Qualifié ( >3 expérience

Niveau d'instruction: Bac+4 / Bac + 5 (Master, MBA)