Auxiliar Admnistartivo/A

Job Description:

Ayuda a toda la agencia a cumplir su misión y contribuye a la satisfacción del cliente.

Principales actividades

Secretaría y organización de la agencia
- Recepción y atención a clientes y proveedores en persona, por teléfono y/o por correo electrónico.
- Asiste al Director o a la Directora de agencia en la gestión de los recursos humanos.
- Ayuda al equipo a comunicar información y organiza actividades
- Registra todos los datos al programa informático de gestión y apunta alertas en caso de anomalías
- Realiza pedidos de suministros y equipos para la agencia.

Gestión administrativa y vida del contrato
- Emisión de presupuestos, contratos y modificaciones de acuerdo con las instrucciones recibidas y preparación de los documentos del cliente.
- Registro, seguimiento y facturación de los siniestros en colaboración con las compañías de seguros y/o el departamento de siniestros/seguros de la sede central (en función del siniestro, TSM o SAT).
- Seguimiento de los cobros de los clientes en caso de impago.
- Gestiona las solicitudes de alquiler o de servicio (averías, mantenimiento) y transmite la información a través del software.
- Realiza los cobros
- Comprueba mensualmente las cajas de la agencia para su validación por la OR.
- Prepara las facturas de los servicios / Clasifica las facturas según las fechas de vencimiento
- Comunica los siniestros de vehículos al departamento de siniestros.
- Procesa las operaciones administrativas relativas a la gestión comercial del centro al que está adscrito.

Gestiona los movimientos de vehículos
- Realiza las tareas operativas requeridas por la agencia (parte de estado del vehículo o RIV, movimientos, etc.)