Executive Assistant

Job Description:

Overview

Ми шукаємо досвідченого та проактивного асистента, який забезпечуватиме високий рівень адміністративної підтримки Генерального директора та Лідерської команди, а також очолить адміністративну функцію компанії. На цій посаді ви будете відповідати за організацію роботи офісу, управління адміністративними процесами, координацію документообігу, взаємодію з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також розвиток команди адміністративної підтримки.

Responsibilities

1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди
* Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу
* Організовує наради та зустрічі.
* Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність
* Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій
2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою
* Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів
* Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди)
* Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат
* Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг
* Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг)
* Координує функціонування рецепції та офісних сервісів
3. Управління документообігом і адміністративними процесами
* Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування)
* Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур
4. Управління командою адміністративної підтримки
* Керує командою відділу загального діловодства (секретарі)
* Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії

Qualifications

* Вища освіта
* 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support
* Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)
* Вільне володіння українською мовою, англійська - upper- intermediate

1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди
* Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу
* Організовує наради та зустрічі.
* Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність
* Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій
2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою
* Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів
* Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди)
* Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат
* Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг
* Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг)
* Координує функціонування рецепції та офісних сервісів
3. Управління документообігом і адміністративними процесами
* Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування)
* Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур
4. Управління командою адміністративної підтримки
* Керує командою відділу загального діловодства (секретарі)
* Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії

Candidate Requirements:

* Вища освіта
* 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support
* Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)
* Вільне володіння українською мовою, англійська - upper- intermediate