Asistente Administrativo/a (Abierto a aplicantes internos y externos)

Descripción del puesto:

Aproximación por Niveles (Tiered Approach)
De acuerdo con el compromiso de salvaguardar capacidad y apoyar al personal actual de la Organización, la mayoría de vacantes de PNUD/UNCDF/UNV se han anunciado utilizando un proceso de aplicación por niveles (tiers) en donde:
* Nivel 0: Personal internacional del PNUD/UNCDF/VNU con nombramientos permanentes (PA) y de plazo fijo (FTA), cuyos puestos sáran abolidos, o cuyos contratos serán rescindidos o no renovados durante el año 2026
* Nivel 1: Otro personal del PNUD/UNCDF/VNU con nombramientos permanentes (PA) y de plazo fijo (FTA)
* Nivel 2: personal del PNUD/UNCDF/VNU con nombramientos temporales (TA), personal con contratos PSA regulares y Voluntarios Expertos y Eespecialistas de las Naciones Unidas
* Nivel 3 o sin nivel indicado: todos los demás tipos de contratos del PNUD/UNCDF/VNU y de otros organismos, y demás candidatos externos
Por favor tenga en cuenta del nivel(es) indicado(s) en el título de la vacante, si lo hay, y asegúrese de que cumple con la elegibilidad para aplicar.
Contexto
El PNUD proporciona soluciones integradas de programas, políticas y financiación para alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). En este contexto, el PNUD ha creado una Red Global de Políticas (GPN), una red de expertos técnicos tanto de campo como globales en una amplia gama de dominios de conocimiento y en apoyo de las soluciones emblemáticas y las capacidades organizativas previstas en el Plan Estratégico. La Oficina de Apoyo a Políticas y Programas (BPPS) y la Oficina de Crisis (CB) son las dos oficinas en las que se ancla del GPN.
En este contexto, el Hub de Gobernanza, Estado de Derecho y Construcción de la Paz (GRP), un esfuerzo conjunto con la Oficina de Apoyo a Políticas y Programas (BPPS), proporciona servicios de liderazgo y asesoramiento para potenciar el impacto del PNUD en la gobernanza y la construcción de la paz, asegurando la integración de la gobernanza democrática y los derechos humanos en la respuesta y recuperación a las crisis. El Hub pretende construir una cartera integrada de forma colaborativa entre la CB y el BPPS y establecer alianzas con diversos actores, incluyendo el Sistema de la ONU, las instituciones financieras, la sociedad civil y el sector privado.
A través de la Unidad de Acción Local, PNUD busca contribuir a la paz y el desarrollo, logrando un impacto visible en las comunidades y mejorando vidas mediante la entrega de soluciones integradas que aprovechen la experiencia y las asociaciones globales. La Unidad de Acción Local trabaja estrechamente con los gobiernos locales y regionales como actores clave en el desarrollo, destacando su papel como implementadores de servicios públicos, como motores de innovación y como la institución más cercana a las personas.
Los gobiernos locales y regionales ya son responsables de más del 65% de los objetivos ODS, la mayoría vinculados a la prestación de servicios básicos de agua, saneamiento, movilidad, acción climática, salud o educación. Las ciudades y territorios están desempeñando un papel fundamental en la implementación de los ODS, que se están convirtiendo en una nueva herramienta para la planificación estratégica y la elaboración de presupuestos a medio y largo plazo. Desde 2015, los gobiernos locales y sus asociaciones han estado cada vez más activos en la promoción de los ODS mediante la incidencia, trabajando con su población local y sus socios para trasladar el espíritu de la Agenda 2030 a ciudades y territorios. Los gobiernos locales también han empezado a utilizar los ODS como marco estratégico para ofrecer servicios públicos mejores e innovadores vinculados a los objetivos e indicadores de los ODS. Como parte del proyecto de Acción Local ODS, el PNUD es uno de los socios implementadores del Desafío de los Alcaldes, una iniciativa global para reinventar los servicios básicos que las ciudades ofrecen a sus residentes.
En este contexto, el proyecto Acción local sobre los ODS busca reclutar a un-una asistente de gestión administrativa para apoyar la implementación del Desafío de alcaldes en la ciudad de Medellín, Colombia, uno de los ganadores de la edición 2025. El proyecto contribuye a fortalecer la estrategia "Hambre Cero" de Medellín, una iniciativa colaborativa bajo la responsabilidad de la Oficina del Alcalde de Medellín que empleará inteligencia artificial para conectar los excedentes alimentarios de la ciudad procedentes de empresas con bancos de alimentos y fundaciones para atender a la población más vulnerable de Medellín. El servicio complementa los sistemas existentes de bancos de alimentos desarrollando una plataforma tecnológica que monitorice las necesidades e identifica a los destinatarios en función de la disponibilidad de almacenamiento y la proximidad geográfica, conectando los excedentes de alimentos con los lugares donde más se necesitan.
El proyecto quiere alcanzar a 90.000 personas en situación de inseguridad alimentaria. Para 2028, el impacto esperado es una reducción del 8% de la inseguridad alimentaria en toda la ciudad, una mayor satisfacción de los beneficiarios del servicio y una reducción del 25% en el excedente y desperdicio de alimentos.
Funciones y Responsabilidades
El/la Asistente Administrativo/a desempeñará las siguientes funciones:
Apoyar administrativamente a la gestión del proyecto "Desafío mundial de alcaldes en la ciudad de Medellín"
* Mantener actualizado el inventario de recursos fungibles y no fungibles que se adquieran en el marco del proyecto y elaborar un inventario oficial semestral para firmas del PNUD.
* Componer oficios de salida o de respuesta a comunicaciones externas sobre asuntos administrativos para revisión y firma del supervisor del proyecto, radicar y hacer seguimiento.
* Organizar las reuniones externas e internas, presenciales o virtuales, que se requieran para garantizar la implementación y evaluación del proyecto, según requerimientos del equipo de trabajo.
* Preparar las minutas de las reuniones estratégicas del proyecto.
* Apoyar al equipo de trabajo en lo relacionado con la planeación, alistamiento, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.
Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos para la gestión del proyecto "Desafío mundial de alcaldes en la ciudad de Medellín"
* Contribuir proactivamente a la implementación del proyecto y garantizar la conformidad con sus productos/ entregables en cada una de las etapas y actividades con la población beneficiaria.
* Brindar apoyo al supervisor y al equipo de trabajo del proyecto, según se requiera, para la realización de sus tareas y actividades con el fin de garantizar la prestación de los servicios del proyecto.
Seguimiento del estado de implementación del presupuesto del projecto
* Facilitar el seguimiento al estado de implementación del presupuesto del proyecto, en colaboración con el equipo financiero de PNUD.
* Apoyar al equipo de trabajo para la planificación y ejecución del presupuesto según se requiera, en aras del cumplimiento de los objetivos, productos y entregables del proyecto.
* Monitorear y hacer seguimiento a los contratos establecidos con personas naturales y jurídicas, incluidos los pagos a proveedores.
* Asegurar la coordinación con el equipo global de finanzas del proyecto para mantener a la ciudad de Medellín informada sobre el estado de gasto en términos reales.
* Monitorear el cambio de divisas entre el peso colombiano y el dólar de los Estados Unidos en todas las operaciones del proyecto.
Apoyar la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto asignado.
* Participar en la capacitación sobre procedimientos internos y brindar apoyo en la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades según sea necesario.
* Contribuir de manera significativa a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
* Mantener registros organizados de datos del proyecto, actividades de campo, estudios de caso, historias de interés humano, fotografías y otros documentos relevantes que puedan utilizarse para el intercambio de conocimientos y la promoción.
* El titular desempeñará otras funciones dentro de su perfil funcional según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Arreglos institucionales
Bajo la dirección general del alcalde de la ciudad y del punto focal del proyecto municipal, el Asistente Administrativo/a reportará directamente al Supervisor de Proyecto del Desafío de Alcaldes en Medellín.
Competencias

Lograr Resultados:
NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite

Pensar Innovadoramente:

NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático para resolver problemas, realiza mejoras
Aprende Continuamente

Aprender Continuamente:
NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación

Adaptarse con Agilidad:
NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actuar con Determinación:
NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de entregar con calma frente a la adversidad, confiado

Participar y Asociarse:
NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas

Facilitar la Diversidad y la Inclusión:
NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación
Competencias Transversales y Técnicas

Área Temática
Nombre
Definición

Dirección y estrategia institucional
Toma de decisiones eficaz
Tomar decisiones de forma oportuna y eficaz, en consonancia con la autoridad, el ámbito de especialización y los recursos que se tengan, y tener en cuenta el potencial de las implicaciones generales.

Gestión institucional
Gestión basada en resultados

Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos,
las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes.

Gestión institucional
Gestión de recursos
Asignar y utilizar los recursos de forma estratégica o táctica en función de las necesidades y prioridades de la empresa y los principios de responsabilidad e integridad.

Finanzas
Informes y análisis financieros

Comprende los cambios en los marcos regulatorios, jurídicos y éticos, así como en las normas para la presentación de informes
financieros en el sector público.
Capacidad para extraer y evaluar datos financieros, deducir los hallazgos más relevantes y presentarlos de manera significativa y coherente para facilitar una toma de decisiones y la observación del rendimiento efectivas.
Comprende los beneficios de los informes integrados, incluidos los
recursos no financieros como el capital humano, social e intelectual, así como el desempeño ambiental y de gobernanza.

Finanzas
Comunicación financiera e impacto
Capacidad para comunicar información financiera con claridad a los directivos no financieros y los distintos órganos rectores, tal como la Junta Ejecutiva. Voluntad de hacer.

Adquisiciones
Gestión de contratos

Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o
prácticas.
Habilidades y Experiencai Requeridas:
Educación:
* Educación secundaria es requisito.
* Estudios universitarios (nivel Licenciatura) en Economía, Administración, Contaduría y afines se dará debida consideración, pero no es requisito.
Experiencia:
* Un mínimo de cinco (5) años (con educación secundaria) o dos (2) años (con licenciatura) de experiencia relevante de trabajo en proyectos o programas en cualquiera de las siguientes áreas: procesos administrativos, procesos de contratación de personas, bienes y servicios, procesos de compras, gestión documental, gestión de inventarios, gestión de pagos, u otras relacionadas.
Habilidades Requeridas:
* Experiencia en el uso de ordenadores, paquetes de office (Word, Excel, powerpoint, pdf, etc.) y conocimiento avanzado sobre bases de datos.
Habilidades Deseadas:
* Experiencia en la gestión administrativa de recursos de cooperación internacional.
* Experiencia comprobada en el trabajo con gobiernos locales.
* Experiencia en realizar seguimiento a balances e informes financieros.
Idiomas:
* Fluidez en español es requisito.
* Fluidez en el idioma inglés deseable.
Equal opportunity
All NPSA positions are subject to local recruitments.
As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.
UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.
Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority
UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.
Right to select multiple candidates
UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Use of AI by candidates
Applicants are invited to read UNDP's guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection
Scam alert
UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert