Asistente Administrativo 2 (800641)

Descripción del puesto:

Quienes Somos

El Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) trabaja en todo el mundo para proporcionar asistencia humanitaria a las personas afectadas por conflictos y violencia armada. Actuamos ante emergencias promoviendo el respeto al derecho internacional humanitario. Somos una organización independiente y neutral, y nuestro mandato deriva esencialmente de las Convenciones de Ginebra de 1949. Trabajamos estrechamente con las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y la Media Luna Roja y su Federación Internacional para garantizar una respuesta humanitaria concertada, racional y rápida a las necesidades de las víctimas de conflictos armados o cualquier otra situación de violencia interna.
El CICR está firmemente comprometido con la diversidad y la inclusión. Se anima a personas con discapacidad, minorías étnicas, personas LGTBIQ y mujeres a participar en nuestras llamadas.
¿Quieres saber más sobre nuestro trabajo en Colombia? Visita nuestras páginas web en: https://www.icrc.org/es
Code of conduct for ICRC staff | https://www.icrc.org/es/document/codigo-de-conducta-para-los-colaboradores-y-las-colaboradoras-del-cicr

Responsabilidades Funcionales

* Responsabilidades de secretariado de Jurídica, organización y seguimiento de actividades y eventos para JUR, FAS y COM.
* Apoyo de seguimiento a los presupuestos JUR y FAS.relacionado con sus responsabilidades de organización de actividades y eventos.Presta apoyo para la ejecución de proyectos y programas.
* Produce estadísticas y actualiza datos utilizando herramientas especializadas.
* Redacta y ultima de manera independiente correspondencia, presentaciones internas, actas de reuniones y otros documentos; intercambia información entre usuarios.
* Actualiza la línea de tiempo, las tablas y los gráficos, el cronograma y otras herramientas y procura que se dé seguimiento a las facturas.
* Maneja la agenda y gestión de citas con interlocutores externos. Colabora con la planificación general de las unidades (labores secretariales para la planificación interna, fotocopias, llamadas, escaneo de documentos, etc.)
* Se encarga de preparar reuniones: organiza las salas y el material, la configuración técnica para conferencias telefónicas, presentaciones y videoconferencias.
* Realiza tareas secretariales complejas de forma independiente.
* Ayuda con la organización logística y administrativa de seminarios, talleres y cursos de formación; funciona de nexo con contactos internos y externos, así como con prestadores de servicios en relación con su trabajo, y da seguimiento a los gastos.
* Apoya en la planificación del PfR de los Departamentos Jurídico y FAS,. Asiste a la coordinación con el seguimiento de la ejecución del presupuesto y brinda insumos para los reportes trimestrales (SitFin). Verifica los gastos registrados en el área financiera.
* Colabora con la producción de herramientas adaptadas a las necesidades de su unidad.
* Pone en práctica instrucciones relativas a la gestión de la información y vela por que se cumplan los procedimientos, por ejemplo, en cuanto a la capacitación de usuarios (prácticas y herramientas), siempre que sea necesario.
* Mantiene actualizados los archivos y se encarga de que los registros se gestionen como corresponde.

Responsabilidades Funcionales

Apoyo de las actividades internas y externas de los departamentos jurídico, FAS y de Comunicación
* Apoyo a los coordinador(as) y/o asesores en la ejecución y seguimiento de los objetivos y actividades trazados.
* Organización de las misiones del equipo, colegas externos y beneficiarios (que hayan sido invitados por los departamentos jurídico, FAS y Comunicación); solicitud de pasajes, hospedaje y demás.
* Representación del CICR durante conferencias, talleres y otros eventos.
* Asistencia en el seguimiento y procesamiento de información sobre las dinámicas de violencia y conflictos armados en el terreno.
Gestión de la información
* Seguimiento de envío y archivo físico y electrónico de correspondencia enviada y recibida y documentos de los departamentos.
* Redactar y/o revisar notas de envío a los Ministerios de Relaciones Exteriores (MRE) y de Defensa (MINDEF), para que el protocolo epistolar del CICR sea aplicado de manera correcta.
* Gestionar la base de datos de contactos y hacerle seguimiento para su actualización.
Gestión de la Logística
* Envío de ejemplares y material jurídico, FAS y de Comunicación para difusión.
* Pedido trimestral de papelerías y/o otros elementos o servicios a los departamentos.
* Gestión de compras y legalización de avances y demás internos ante la Administración.

Requisitos Profesionales

* Formación profesional (áreas administrativas y/o sociales, salud o gestión de proyectos)
* Experiencia profesional mínima de 3 años, se valorará especialmente experiencia relacionada con Gestión de Información y manejo de Bases de Datos
* Buen nivel de conocimientos en sistemas informáticos: Microsoft Word, Power Point e internet.Nivel avanzado: Microsoft Excel y herramientas similires.
* Buen nivel de redacciónDisposición para aprender y manejar otros sistemas más especializados.
* Familiar con el movimiento de la Cruz Roja y sus principios (deseable)
* Capacidad de manejo de información, estadísticas y presentación de datosCapacidad de gestión de procesos administrativos y apoyo logísticoIngles intermedio (deseable)

Que Ofrecemos

* Ubicación: Bogotá
* Tipo de contrato: Contrato local indefinido (según la legislación laboral colombiana).
* Beneficios legales: Afiliaciones a salud, pensiones, ARL y fondos de compensación.
* Beneficios: Apoyo, asistencia con gafas cada dos años, reconocimiento de gastos médicos no cubiertos por el EPS, apoyo en salud mental y bienestar.
* Posibilidad de horarios flexibles.
* El salario se acordará según la tabla salarial del CICR.
* Beneficios para el ámbito académico, de idiomas y desarrollo profesional.
* Tasa de actividad: 100%.
* Ahorro internacional del 11,5% del salario mensual, financiado por la organización.
* 20 días laborables de vacaciones.
* Inicio del contrato: inmediato