Facility Assistant (m/w/d)

Description du poste:

JLL empowers you to shape a brighter way.

Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Facility Assistant (m/w/d) - Stuttgart

Berichtslinie: Facility Manager

Stellenüberblick: Als Facility Assistant im Facility Management unterstützen Sie das Facility Management Team bei sämtlichen operativen Aufgaben rund um den Gebäudebetrieb und administrative Prozesse. Sie arbeiten eng mit externen Dienstleistern zusammen und gewährleisten einen reibungslosen Büroalltag durch proaktive Koordination und systematische Verwaltung.

Hauptverantwortlichkeiten:

Facility Management: Sie koordinieren und überwachen operative Housekeeping-Aktivitäten und beschaffen bedarfsgerecht Verbrauchsmaterialien für die Gebäudereinigung. Proaktiv erteilen Sie Aufträge an die Haustechnik zur Behebung von Mängeln und Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen. Zu Ihren regelmäßigen Aufgaben gehören die Durchführung und Dokumentation von Führerscheinkontrollen für Mitarbeiter sowie die zentrale Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Betriebsausstattung.

Sie übernehmen das kontinuierliche Monitoring und die Nachverfolgung aller offenen Aufträge und Dienstleistungen, koordinieren strategisch Termine mit externen Dienstleistern und verwalten sicher das gesamte Schlüsselsystem. Darüber hinaus administrieren Sie die Zuteilung der Mitarbeiter-Locker, erstellen aussagekräftige Statistiken für das Management-Reporting und unterstützen umfassend den Facility Manager bei strategischen und administrativen Aufgaben.

Reception & Postbearbeitung (standortabhängig): An ausgewählten Standorten können anteilig die professionelle Betreuung der Rezeption einschließlich Empfang von Besuchern, Bearbeitung eingehender Anrufe und allgemeine Auskunftserteilung zu Ihren Aufgaben gehören. Ebenso übernehmen Sie je nach Standort die Postbearbeitung inklusive Annahme, Sortierung und Verteilung eingehender Sendungen sowie die Koordination des Postversands.

Procurement & Administration: Sie überwachen und steuern vollständig das Rechnungswesen für die zugeordneten Standorte und fungieren als zentrale Schnittstelle zum Finance Team in Indien. Dabei führen Sie systematische Rechnungskontrollen durch, erteilen Freigaben und entwickeln Budgetkontingente für die betreuten Standorte. Die professionelle Archivierung und Dokumentenverwaltung aller Rechnungsunterlagen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Bearbeitung von Non Standard Payment Requests bei Mahn- und Inkassoverfahren.

Sie klären proaktiv fehlerhafte Lieferantenrechnungen, erstellen und pflegen Bestellungslisten und koordinieren das interne Ticketing-System.

Event-Management: Sie bearbeiten eingehende Event-Anfragen und beraten Kollegen kompetent bei der Eventplanung. Dabei stellen Sie erforderliche Formulare bereit und koordinieren externe Dienstleister inklusive Housekeeping. Als Schnittstelle zur lokalen IT-Abteilung erstellen und verteilen Sie Briefing-Unterlagen für bevorstehende Events und tragen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Event-Konzepts bei.

Safety & Security: In diesem Bereich verwalten und pflegen Sie sämtliche Aushänge und organisieren erforderliche Schulungen für Ersthelfer, Evakuierungshelfer und Brandschutzhelfer. Sie überwachen kontinuierlich die Arbeitssicherheit gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Qualifikationen: Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie praktische Erfahrung im Facility Management oder Office Management. Fundierte Kenntnisse in Procurement-Prozessen sind ebenso erforderlich wie ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Detailgenauigkeit. Gute MS Office Kenntnisse und solide Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Location:
On-site -Stuttgart, DEU

Job Tags:
Hiring

If this job description resonates with you, we encourage you to apply, even if you don't meet all the requirements. We're interested in getting to know you and what you bring to the table!

At JLL, we harness the power of artificial intelligence (AI) to efficiently accelerate meaningful connections between candidates and opportunities. Using AI capabilities, we analyze your application for relevant skills, experiences, and qualifications to generate valuable insights about how your unique profile aligns with the specific requirements of the role you're pursuing.

JLL Privacy Notice
Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL's recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

For more information about how JLL processes your personal data, please view our Candidate Privacy Statement.

For additional details please see our career site pages for each country.

Jones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process - including the online application and/or overall selection process - you may email us at HRSCLeaves@jll.com. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL