Assitant(e) de Direction F/H

Description du poste:

Vous souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, au cœur des enjeux de transformation numérique de Bpifrance ?

La Direction des Systèmes d'Information recherche un(e) assistant(e) de direction pour accompagner son Directeur des Systèmes d'Information, membre du Comité Exécutif du Groupe, ainsi que le comité de direction de la DSI.

Au sein d'une direction en interaction permanente avec l'ensemble des métiers de Bpifrance, vous contribuez à la bonne organisation de l'activité du DSI, au suivi des instances de gouvernance et au bon fonctionnement de la direction.

Le DSI exerçant également plusieurs mandats et activités de représentation à l'extérieur du Groupe, le poste comporte une dimension importante de coordination avec des interlocuteurs externes.

Missions

Gestion de l'agenda et des priorités du DSI

Vous assurez la gestion quotidienne de l'agenda du DSI et contribuez à l'organisation de son activité.

À ce titre, vous :

* gérez un agenda complexe et évolutif ;
* organisez les rendez-vous internes et externes ;
* coordonnez les sollicitations avec les assistantes et assistants du Comex et des différentes directions de Bpifrance ;
* veillez à la bonne préparation des échéances et réunions importantes ;
* identifiez les conflits d'agenda et proposez les ajustements nécessaires ;
* assurez le suivi logistique des déplacements professionnels du DSI ;
* contribuez à la bonne articulation des priorités et à l'anticipation des échéances.

Organisation des instances de gouvernance

Vous participez à la préparation et au bon déroulement des instances de gouvernance de la DSI.

Vous êtes notamment amené(e) à :

* organiser les réunions du comité de direction et des principales instances de pilotage ;
* préparer les ordres du jour en lien avec le DSI et les membres du CODIR ;
* centraliser les supports et documents préparatoires ;
* assurer la diffusion des documents aux participants ;
* gérer (à l'aide de l'IA bien sûr !) les comptes rendus, relevés de décisions ou notes de synthèse ;
* au besoin, assurer le suivi des actions décidées au sein des instances.

Appui au fonctionnement de la direction

Vous participez au bon fonctionnement quotidien de la DSI et assurez le suivi de différentes activités administratives.

À ce titre, vous :

* suivez les notes de frais du DSI ;
* gérez les commandes et besoins courants de la direction ;
* assurez le lien avec les fonctions support lorsque cela est nécessaire.

Coordination et relations internes

Vous êtes en relation avec de nombreux interlocuteurs au sein de Bpifrance et plus particulièrement de la DSI.

Vous :

* facilitez la circulation de l'information entre les différents acteurs ;
* accueillez les visiteurs et interlocuteurs externes ;
* orientez les collaborateurs vers les interlocuteurs appropriés ;
* contribuez à la qualité du fonctionnement collectif de la direction ;
* entretenez une relation de proximité avec les équipes de la DSI et leurs managers ;
* êtes attentif(ve) aux préoccupations, besoins et attentes exprimés par les collaborateurs ;
* identifiez les points d'attention susceptibles d'avoir un impact sur le fonctionnement de la direction ou sur la qualité de vie au travail ;
* contribuez à la remontée d'informations utiles vers le DSI ou les membres du comité de direction lorsque cela est pertinent.

Par sa position transversale au sein de la DSI, ce poste implique une connaissance progressive de l'organisation, de ses acteurs et de ses modes de fonctionnement. Une présence régulière auprès des équipes, un goût marqué pour les relations humaines et une capacité à établir des relations de confiance avec des interlocuteurs variés sont attendus.

Vous développez progressivement une connaissance fine de la vie de la direction et de ses équipes. Au contact quotidien des collaborateurs, vous êtes en mesure d'identifier les évolutions de climat social et de contribuer, par vos échanges avec le DSI et le CODIR, à une prise constante de la température du terrain.

Appui aux activités externes du DSI

Vous participez à l'organisation des activités exercées par le DSI dans le cadre de ses fonctions de représentation.

Vous :

* organisez les rendez-vous associés à ces activités ;
* contribuez à la préparation des dossiers et éléments nécessaires aux échanges ;
* assurez le suivi des échéances et engagements associés ;
* coordonnez les interactions avec les interlocuteurs externes concernés.

Coordination avec la communication de la DSI

Vous travaillez en étroite coordination avec la personne en charge de la communication, de l'événementiel et de la communauté tech de la DSI afin d'assurer une bonne préparation des sollicitations adressées au DSI et une circulation fluide de l'information.

Cette coopération repose sur une répartition claire des responsabilités : l'assistant(e) de direction assure l'organisation, la coordination et le suivi des activités du DSI, tandis que la fonction community & communication prépare les contenus, accompagne les prises de parole et pilote les actions de communication associées.

L'assistant(e) de direction et la chargée de communauté, communication et événementiel constituent en ce sens un binôme de coordination autour du DSI. À ce titre, ils partagent une vision commune des échéances, sollicitations et activités de représentation afin d'assurer leur bonne préparation et leur bon déroulement.

Outils numériques et amélioration continue

Vous utilisez les outils numériques mis à disposition pour faciliter l'organisation de l'activité de la direction.

Vous êtes à l'aise avec l'environnement Microsoft 365 et portez un intérêt aux usages professionnels de l'intelligence artificielle.

Vous pourrez notamment être amené(e) à utiliser des outils tels que Mistral, Microsoft Copilot ou d'autres solutions autorisées au sein du Groupe afin de :

* préparer ou mettre en forme des documents ;
* produire des synthèses ou des comptes rendus ;
* faciliter les recherches documentaires ;
* simplifier certaines tâches administratives récurrentes ;
* contribuer à l'amélioration continue des modes de fonctionnement de la direction.

Une appétence pour l'expérimentation de nouveaux usages numériques et pour l'automatisation de tâches administratives à faible valeur ajoutée est attendue.

Profil recherché

Vous disposez d'une expérience réussie d'assistanat de direction, idéalement auprès d'un dirigeant, d'un comité de direction, d'une direction des systèmes d'information ou dans un environnement exigeant et fortement exposé.

Vous êtes reconnu(e) pour :

* votre sens de l'organisation ;
* votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;
* votre rigueur ;
* votre capacité d'anticipation ;
* votre réactivité ;
* votre autonomie ;
* votre qualité d'expression écrite et orale ;
* votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle ;
* votre sens du service ;
* votre aisance relationnelle ;
* votre capacité à développer un réseau de confiance au sein de l'organisation.

Vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs de niveaux variés, dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.

La fonction implique l'accès régulier à des informations sensibles relatives à la stratégie, aux ressources humaines, aux partenariats ou au fonctionnement de l'entreprise. Elle requiert un sens élevé de la confidentialité, de la discrétion professionnelle et de l'éthique.

Compétences attendues

Organisation et gestion

* Gestion d'agendas complexes ;
* Organisation de réunions et d'instances de gouvernance ;
* Suivi d'actions et gestion des priorités ;
* Coordination de multiples interlocuteurs ;
* Capacité d'anticipation et de pilotage des échéances.

Communication et rédaction

* Capacité à utiliser l'IA pour une génération rédactionnelle / de synthèse de qualité
* Capacité à formaliser clairement les informations ;
* Sens de la confidentialité dans le traitement des informations.

Outils numériques

* Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) ;
* Aisance avec les outils collaboratifs ;
* Intérêt pour les usages de l'intelligence artificielle en environnement professionnel ;
* Capacité à utiliser de manière pertinente des outils tels que Mistral ou Copilot ;
* Sensibilité aux démarches de simplification et d'automatisation des activités administratives.

Conditions du poste

Le poste est basé à Maisons-Alfort.

Une présence régulière sur site est requise afin d'assurer le bon fonctionnement de la direction, la coordination avec les équipes et les interactions quotidiennes nécessaires à l'exercice de la fonction.

Le télétravail pourra être envisagé après la période d'essai et en fonction des nécessités de service.

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