Pre-Billing Administrator FR+NL

Descrizione del lavoro:

Mission

En tant que Pre-Billing Administrator, vous êtes responsable de la préparation, du contrôle et de l'envoi de la facturation liée aux activités de maintenance et de réparation. Vous veillez à ce que toutes les informations nécessaires à la facturation soient correctes, complètes et transmises dans les délais, afin de garantir un processus de billing fluide pour nos clients de la frontline France - Belgique - Luxembourg (FBL).

Vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes Maintenance, Sales et Finance, ainsi qu'avec les clients, pour assurer une facturation correcte, éviter les litiges et limiter les risques d'impayés.

Responsabilités principales

1. Facturation Maintenance & Repairs

* Préparer et traiter la facturation mensuelle pour toutes les interventions de maintenance et de réparation.
* Vérifier les informations nécessaires : commandes clients (PO), données techniques, accords contractuels, tarifs applicables.
* Identifier les éléments manquants ou les blocages de facturation et coordonner les actions nécessaires pour les résoudre.
* Appliquer les accords commerciaux, barèmes tarifaires et conditions contractuelles de KONE.

2. Suivi du processus de facturation

* Garantir que chaque intervention soit correctement back-reportée avant facturation.
* Assurer un suivi quotidien des jobs en attente, bloqués ou incomplets.
* Gérer les releases / stops de factures selon les directives des Sales Managers ou du planning de facturation.
* Générer les listes de "billing blocks" et assurer leur suivi jusqu'à résolution.

3. Communication & coordination

* Collaborer activement avec les Sales Managers, Maintenance Supervisors et l'équipe Finance.
* Communiquer avec les clients pour obtenir les informations manquantes ou clarifier des éléments de facturation.
* S'adapter au style de communication de chaque interlocuteur afin de garantir une relation fluide et professionnelle.

4. Gestion des plaintes liées à la facturation

* Traiter les plaintes clients relatives aux factures selon le processus défini :
* Contracts : le Salesperson reste l'interlocuteur principal pour résoudre le problème.
* Call-outs & Service Repairs : le Maintenance Supervisor est responsable du contact client.
* Assurer la correction éventuelle : annulation, émission de notes de crédit, renvoi de documents.

5. Support administratif & exigences de clôture

* Préparer les documents nécessaires pour les clients (progress statements, extraits, preuves).
* Gérer la facturation en respectant les deadlines de fin de mois et fin de trimestre.
* Maintenir une qualité de données impeccable dans SAP.

Profil recherché

* Bachelier en comptabilité, administration ou équivalent par expérience.
* Expérience confirmée (medior/senior) dans la facturation, le credit control, la comptabilité client ou un rôle similaire.
* Aisance dans la communication avec des clients professionnels et des équipes internes.
* Capacité à gérer un environnement rythmé, avec des pics d'activité en fin de période (mois/trimestre).
* Forte orientation service et précision administrative.
* Connaissances d'Excel et de SAP = atout.
* Excellente maîtrise du français et du néerlandais ; bonne connaissance de l'anglais.
* Personne proactive, engagée, qui va au-delà d'"exécuter une tâche" et s'implique dans la résolution des problèmes.

Notre offre

* Un rôle varié, autonome, avec un impact direct sur la satisfaction client.
* Un environnement international, ouvert et orienté développement.
* Un employeur certifié "Top Employer".
* Un package salarial attractif incluant avantages extra-légaux (chèques-repas, assurances…).

At KONE, we are focused on creating an innovative and collaborative working culture where we value the contribution of each individual. Employee engagement is a key focus area for us and we encourage participation and the sharing of information and ideas. Sustainability is an integral part of our culture and the daily practice. We follow ethical business practices and we seek to develop a culture of working together where co-workers trust and respect each other and good performance is recognized. In being a great place to work, we are proud to offer a range of experiences and opportunities that will help you to achieve your career and personal goals and enable you to live a healthy and balanced life.

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