Assistant

Descrizione del lavoro:

Introduction

Pour notre service Coordination & Administration, nous recherchons un Assistant dont la mission principale est d'apporter un soutien administratif de qualité aux activités de gestion contractuelle et aux interfaces Achats, en garantissant la conformité documentaire, la bonne application des processus et la fiabilité des modèles et outils associés.
Le poste s'inscrit dans un service à forte valeur ajoutée dont l'objectif est d'appuyer les équipes métiers au travers de prestations fiables, structurées, digitalisées et axées sur la qualité.

Responsabilités

* Assurer le soutien à la gestion administrative des contrats
* Participer à la gestion, à la mise à jour et à la fiabilisation des modèles documentaires
* Apporter un appui administratif au responsable d'activité
* Accompagner les utilisateurs internes dans un environnement orienté Achats
* Veiller à la qualité, à la cohérence et à la conformité des documents traités
* Contribuer au respect et à l'amélioration des processus, procédures et standards administratifs
* Assurer le suivi des demandes dans les outils dédiés et contribuer à la fluidité du traitement administratif
* Collaborer avec plusieurs interlocuteurs internes dans une logique de service de proximité et d'orientation client interne
* Contribuer au bon fonctionnement opérationnel du service en assurant un appui transversal à la coordination, à la communication, à la gestion documentaire et au suivi des activités, avec une approche proactive, fiable et collaborative.

Profil

* Formation : CFC d'employé·e de commerce, maturité professionnelle
* Expérience administrative confirmée, idéalement dans un environnement structuré, exigeant ou orienté support
* Très bonne aisance dans le traitement documentaire, la gestion administrative et le suivi de dossiers
* Intérêt marqué pour les processus, les procédures et les environnements normés
* Excellente maîtrise des outils Microsoft 365 : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, SharePoint
* Forte capacité à travailler avec des outils collaboratifs et digitaux
* La connaissance d'IVALUA, DocuSign et Visio constitue un fort atout
* Intérêt pour les outils d'IA générative, notamment Copilot, avec une capacité à formuler des prompts de manière pertinente et efficace
* Très bonne capacité d'organisation et de priorisation
* Aisance dans la gestion simultanée de plusieurs demandes et interlocuteurs
* Appétence pour les tâches de coordination, de planification et de support transverse
* Sens du service et de la confidentialité, rigueur et fiabilité
* Esprit d'équipe, capacité d'adaptation, autonomie dans le cadre défini, aisance relationnelle
* Maîtrise de l'anglais (B2).

Conclusion

Nous vous offrons un environnement stimulant, d'excellentes conditions de travail, des solutions de flexibilisation du temps de travail et des prestations sociales de premier ordre.
Nous vous remercions d'adresser un dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, certificats et diplômes).
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