STAGE - Assistant(e) Administratif, Gestion des Flux et Qualité

Descrizione del lavoro:

Contexte du Poste
Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) polyvalent(e) pour un stage au cœur de nos opérations logistiques et de contrôle qualité, en lien direct avec nos services de Cordonnerie & Réparation . Vous serez un maillon essentiel dans l'optimisation des flux d'atelier et la garantie de la qualité de nos prestations de réparation.
Vos Missions Principales
Sous la responsabilité du Manager de l'Atelier de réparation, vos missions seront réparties autour de trois axes majeurs : la Gestion des Flux Physiques, le Contrôle Qualité & Service Client et le Support Opérationnel & Administratif.
1. Gestion des Flux Physiques et Logistiques
* Gestion des Expéditions/Réceptions :
* Assurer l'envoi et la réception des caisses de la Cordonnerie (2 fois par semaine : mardi et jeudi soir).
* Gérer l'envoi quotidien des caisses du C&R, avec un point d'attention particulier sur les urgences/paires à dates (envoi le jeudi soir au plus tard).
* Suivi et Traçabilité :
* Effectuer le scannage des entrées de paires (Cordonnerie le mercredi et vendredi matin ; C&R le vendredi matin) pour garantir la traçabilité.
* Gérer le flux au sein de l'atelier, en veillant au rangement des paires par date sur les chariots et en surveillant les délais (paires en attente de finition).
* Assurer le suivi hebdomadaire des paires en retard ou à date (via emails pour la Cordonnerie et liste/emails pour le C&R).
* Coordination des Livraisons :
* Gérer l'interphone et la porte pour l'accueil des différentes livraisons.
2. Contrôle Qualité et Gestion des Litiges
* Contrôle Qualité :
* Effectuer le contrôle qualité des réparations et vérifier les prestations réalisées (détection des oublis d'artisan).
* Gérer les défauts : renvoyer aux postes de travail concernés avec une note explicative (post-it).
* Gestion des Devis et Modifications :
* Gérer les demandes de DEVIS et les AJOUTS DE RÉPARATIONS pour la Cordonnerie (par email, envoi des prix, remise dans le cycle après validation client). Travail en collaboration avec les Artisans.
* Gérer les DEVIS et AJOUTS DE RÉPARATIONS pour le C&R (en direct, renvoi physique et informatique si besoin, suivi des validations client par email).
* Résolution de Litiges :
* Traiter les litiges (prix ou réparation) en direct avec le C&R et par emails pour la Cordonnerie.
3. Support Opérationnel et Administratif
* Support Manager :
* Soutenir la gestion des commandes de stock (Accessoires Parisiens, RAJA) et de pièces détachées (Italie), incluant un suivi client approfondi.
* Gérer les communications urgentes par email (ex: réparations pour la Presse ou autres personnes importantes).
* Participer à la gestion administrative et des données (renforts, ou absence manager).
* Support Cordonnerie :
* Gérer les demandes de DEVIS et AJOUTS DE RÉPARATIONS directement depuis l'atelier pour optimiser les délais de réponse.
* Effectuer une visite mensuelle à la Cordonnerie pour faciliter la communication et résoudre les problématiques complexes.
* Gestion des Demandes Spéciales :
* Traiter les demandes spéciales par email (devis en ligne pour l'international : Singapour, Hong Kong, Kuala Lumpur, Londres, Genève) concernant les devis, les stocks rapides ou les disponibilités.
* Administration des Données :
* Assurer la gestion de données (statistiques, suivi) via Excel et Salesforce (pour vérification de l'état des paires C&R).
* Répondre aux demandes SPO (Service Pièces de Rechange) du C&R.
Votre Profil
* Étudiant(e) en Administration, Gestion des Opérations ou formation équivalente.
* Rigueur, organisation et sens du détail indispensables pour le contrôle qualité et la gestion des flux.
* Aisance avec les outils informatiques (Excel, idéalement Salesforce).
* Excellent relationnel pour interagir avec les équipes internes (Artisans, C&R) et externes (livreurs, clients via email).
* Proactif(ve) et capable de gérer des urgences et des priorités.
* Anglais : Professionnel