Assistant(e) administratif(ve) / Office Manager

Beschreibung:

ENOVA est une jeune société de conseil en technologies de l'information fondée en 2018 à Genève, en Suisse, qui se distingue par son approche humaine, agile et réactive, incarnant une quête constante d'excellence. Notre engagement envers l'excellence se manifeste à travers une approche orientée résultat, caractérisée par l'agilité, la réactivité, l'expertise, et l'innovation. Nous valorisons la communication, le bien-être au travail, le professionnalisme, et l'égalité, reconnaissant la singularité de chaque collaborateur. ENOVA se positionne en tant que société de conseil spécialisée dans l'innovation, la stratégie, et la gouvernance des systèmes d'information. Nos experts et ingénieurs interviennent également dans des activités opérationnelles telles que les infrastructures, le développement d'applications et l'intégration de solutions. Notre entité ENOVA Data capitalise sur nos expertises Cloud et DevOps pour aller plus loin dans la valorisation des données de nos partenaires à travers des compétences en data engineering, data analyse et en IA générative. Avec des entités historiques à Genève et Zürich, ainsi que nos nouvelles branches à Luxembourg, Paris, Lyon, et Sophia Antipolis, ENOVA accompagne ses clients avec des offres holistiques, en Time and Material, en Managed Service et jusqu'au Centre d'Expertise. Cette présence diversifiée renforce notre capacité à répondre aux besoins spécifiques de nos clients.
1. Administration & gestion quotidienne * Gestion administrative courante (courriers, emails, classement, archivage) * Soutien administratif à la direction et aux équipes * Gestion des factures, bons de commande et notes de frais (en lien avec la comptabilité) * Mise à jour des bases de données et tableaux de suivi * Accueil téléphonique et physique 2. Office management * Gestion des bureaux et espaces de travail (fournitures, équipements de bureau, maintenance) * Soutien éventuel pour l'onboarding et offboarding des collaborateurs * Accueil des visiteurs * Mise en place et amélioration des process internes * Veille au bien-être et à la bonne organisation des l'équipe 3. Logistique * Organisation des déplacements professionnels (transport, hébergement) * Gestion des stocks et commandes (matériel, goodies, documentation) * Anticipation des besoins matériels et techniques * Relation avec les fournisseurs et prestataires 4. Événementiel * Organisation d'événements internes (réunions, séminaires, team building) * Organisation d'événements externes (salons, conférences, lancements) * Gestion des prestataires événementiels (lieux, traiteurs, techniques)

Ihr Profil:

* Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / Google Workspace) * Bonne connaissance des processus administratifs et logistiques * Capacité à gérer plusieurs projets simultanément * Réactivité et capacité à gérer les imprévus * Sens de l'organisation et des priorités * Polyvalence, autonomie et sens des responsabilités * Excellent relationnel et esprit d'équipe * Attitude proactive et orientée solutions * Rigueur et discrétion