Stage Assistant(e) Administration & Communication - Sept 2026

Job Description:

Missions & responsabilités principales

Gestion administrative & suivi budgétaire
* Assurer le suivi des budgets de fonctionnement du service
* Gérer les engagements de dépenses : création des bons de commande, suivi des factures et imputations
* Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs
* Consolider les données de reporting pour le pilotage de l'activité
* Veiller au respect des procédures internes

Coordination de l'agenda & logistique

* Organiser et optimiser l'agenda du manager en fonction des priorités du service
* Planifier et coordonner les réunions stratégiques et transverses (réservations, invitations, logistique)
* Veiller à la bonne organisation et à l'efficacité des réunions
* Organiser les déplacements professionnels (réservations, visas, logistique)
* Assurer le suivi administratif lié aux déplacements et aux événements

Support à la gestion d'équipe

* Relayer les informations clés auprès de l'équipe (emails, invitations, communications internes)
* Planifier les réunions d'équipe et les événements internes (séminaires, comités éditoriaux)
* Mettre à jour les différents plannings (présence équipe, CODI, réunions majeures) avec une vision à court et moyen terme
* Suivre les absences de l'équipe
* Assurer le suivi des notes de frais du manager
* Participer au processus d'intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding, matériel, outils internes)
* Organiser l'envoi des vœux de fin d'année (mise à jour des contacts, coordination des envois, gestion des dotations)
* Assurer la récupération hebdomadaire du courrier du service
* Contribuer à la communauté des assistant(e)s (partage de bonnes pratiques, participation aux réunions, amélioration continue des outils et process)

Organisation d'événements & relations publiques

* Participer à l'organisation d'événements internes et externes (relations publiques)
* Coordonner les prestataires et piloter les aspects logistiques
* Négocier les devis dans le respect des budgets définis
* Contribuer à la création des supports événementiels (invitations, programmes, briefs, etc.)
* Réaliser les bilans post-événements
* Garantir le bon déroulé des événements (présence possible en soirée)

Suivi opérationnel des actions RP

* Mettre à jour les bases de données de contacts RP
* Gérer les invitations, relances et remerciements
* Assurer le suivi logistique des opérations (dotations, envois, etc.)
* Suivre les budgets liés aux actions de relations publiques
* Assurer le suivi des relations avec les agences et partenaires

Et vous bénéficierez en plus de ces avantages :
* Gratification allant de 1410EUR (Bac +4 et césure) à 1550EUR (Bac +5) brut par mois
* Restaurant d'entreprise
* Accès illimité à la plateforme de formation Coursera pour enrichir votre expérience
* Evénements internes (Masterclasses, conférences…)

Le tout dans un environnement convivial et solidaire qui vous aidera à progresser et à construire un solide réseau professionnel : 92,2% de nos stagiaires et alternants nous recommandent comme employeur (Happy Trainees 2025) !

Pernod Ricard s'engage à offrir l'égalité des chances à tous les talents. Nos méthodes de recrutement sont axées sur les compétences.

Job Posting End Date:

Target Hire Date:2026-09-01

Target End Date:2027-02-26