Assistant(e) Administrative et Voyages

Job Description:

Présentation de l'entreprise - PRADA GROUP

A leading player in the luxury industry, Prada Group is an experimental workshop of ideas.

Unfettered by preconceived style codes, the creations of the Group's brands - Prada, Miu Miu, Church's, Car Shoe and Pasticceria Marchesi - represent the answer to the exploration of society, at the same time, serving as precursors and pioneers of ever-changing scenarios.

A perspective that places at the heart of its inspiring and operative principles basic values as uncompromised quality, valorisation of labour and freedom of creative expression..

Description du poste

Assistant(e) Administrative et Voyages

Vous êtes responsable de soutenir les activités du bureau principal de Paris dans tous les aspects de secrétariat, en veillant à ce qu'elles se déroulent de manière fluide et efficace.

Les missions sont les suivantes :
* Réserver des billets de voyage et des hébergements, mettre à jour les rapports liés aux voyages.
* Fournir un soutien administratif et de secrétariat aux bureaux.
* Commander des fournitures de bureau, des fournitures pour la salle de pause et d'autres fournitures.
* Coordonner l'impression de la papeterie de bureau et des cartes de visite.
* Aider à l'envoi et à la réception des courriers et des colis.
* Maintenir et mettre à jour la liste des magasins, ainsi que les numéros de téléphone et de fax fréquemment utilisés par le personnel.
* Répondre au téléphone, prendre des messages ou transférer les appels aux membres du personnel approprié.
* Veiller à ce que toutes les communications de l'entreprise soient gérées correctement et conformément aux normes du groupe.
* Préparer des communications, des notes de service ou d'autres rapports pour une distribution interne ou externe.
* Aider à d'autres tâches ou projets administratifs.
* Accueillir les visiteurs et veiller à bien les diriger
* Gérer les appels téléphoniques externes
* Accueillir et gérer le va-et-vient des coursiers (Lutèce, Coursier.fr)
* Tri du courrier (dépose dans les bannettes)
* Tour des espaces et des salles de réunion (veiller à qu'elles soient toujours propres et rangées)
* Réservation de taxis
* Envoi des colis UPS
* Préparer les salles de réunions lors des meetings et de les débarrasser à la fin de chaque meeting (préparation café/thé)
* Accompagner les livreurs JPG/JAT dans le local boissons pour déposer les commandes
* Aide entretien machine à café (eau, grains, vidage bac café)

Profil recherché

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES
* Expérience pertinente dans les domaines de l'administration, du secrétariat ou en tant qu'assistant exécutif.
* Bonnes compétences en communication et forte capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
* Maîtrise du français et de l'anglais, l'italien serait un plus.
* Bonne maîtrise de tous les programmes Office