Assistant(E) De Direction F/H

Job Description:

Au sein de la Direction Régionale Lorraine, l'emploi assure prioritairement l'assistance administrative et logistique du Directeur Régional, du Directeur délégué et des membres du CODIR.

Ses principales missions seront les suivantes :

* Appui à la gestion des agendas du Directeur voire membres CODIR (Comité de direction), organisation de leurs déplacements, prise de rendez-vous, organisation de réunions, filtrage éventuel de ligne téléphonique,
* Enregistrement et traitement du courrier à destination des Directeurs et membres du CODIR,
* Commandes des membres du CODIR : création des demandes d'achats, réception des prestations, facturation, suivi et relances à toutes les étapes du processus,
* Assurer un lien avec l'ensemble des services et interlocuteurs pour une bonne circulation de l'information et de la documentation,
* Mise en forme de courriers,
* Contribution ou appui à l'organisation d'évènements (séminaires CODIR ou CODIR-EL, Comité Management) ou d'accueil de VIP interne/externe
* Organisation logistique des événements de la direction (séminaires, comités de management...)
* D'autres missions transverses nécessaires à l'équipe du Bureau des affaires générales (équipe dont l'emploi dépend) pourraient être envisagées, comme par exemple la communication de l'équipe vers à vis des clients internes.

Autres missions complémentaires

* Equipier d'étage et Secouriste du Travail (voir formarteur(trice) SST selon profil)
* Administration des sharepoints CODIR et CODIR Elargi
* Affichage réglementaire du site de Cattenoz
* Gestionnaire des déchets du site de Cattenoz

Compétences attendues

* Le/la candidat(e) devra faire preuve d'une grande discrétion et respecter strictement la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses fonctions.
* Qualités relationnelles et rédactionnelles, avec une utilisation optimisée des outils bureautiques mis à disposition (Pack office, agenda électronique Outlook, Sharepoint/TEAMS, OneNote...).
* Des compétences en prise de notes, rédaction de documents, suivi de dossiers, classement, organisation de réunions et de déplacements, préparation d'activités de directeurs,
* Rigueur, sens du service et respect des délais demandés,
* Qualités éprouvées en matière de confidentialité, de relations, d'organisation du travail, de réactivité, de polyvalence, d'autonomie, de disponibilité et d'initiatives sont attendues,
* Une appétence avérée à l'usage des nouveaux outils collaboratifs (SharePoint, TEAMS...)
* Compétences en communication interne