Administratief Medewerker / Receptionist(e) (24-32h)

Job Description:

Functieomschrijving

Voor ons gezellige en professionele team in Amsterdam zijn wij op zoek naar een energieke en representatieve Office Assistant / Receptionist. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten, en daarmee het gezicht van ons kantoor. Je bent servicegericht, communicatief vaardig en houdt van een afwisselende werkdag.
Jouw taken:
* Als secretarieel medewerker heb je een belangrijke rol binnen het bedrijf. Je bent het gezicht van de organisatie, onderdeel van het support team en zorgt ervoor dat alles binnen de organisatie soepel verloopt. Hierbij zijn sociale en organisatorische skills essentieel.
* Je ontvangt onze klanten en meldt ze aan, bent verantwoordelijk voor o.a. ons telefoonverkeer, post, (vergader)ruimtes, agendabeheer, het boeken van reizen, het bestellen van kantoorartikelen, het verzorgen van printers en IT. Daarnaast is het visitekaartjes in ons systeem verwerken en het overzicht bewaren over de lease cars onderdeel van jouw takenpakket. Ook bij een (intern) evenement zorg jij dat alles soepel verloopt.
* Je zorgt ervoor dat het kantoor er ten alle tijden netjes uit ziet en neemt onze Clean Desk Policy in acht.
* Jij zal ook nauw samenwerken met onze Recruitment en HR afdeling en hen ondersteunen bij alle zaken die met onze nieuwe starters te maken hebben. Zoals het aanvragen van een laptop bij onze IT afdeling en het bestellen van een mobiele telefoon. Personen uit het buitenland helpen met inplannen van een afspraak bij de Gemeente voor een BSN Nummer. Het versturen van informatie e-mails. Bestellen van visitekaartjes en PPE. Jij zorgt dat alles klaar staat op de eerste werkdag en zal een rondleiding geven op kantoor en helpen met het opstarten. Door jou zal iedereen een vliegende start maken.
* Je beheert agenda's, boekt vergaderingen en (externen) vergaderruimtes, en ondersteunt de business unit met ad-hoc werkzaamheden zoals het opmaken van PowerPointpresentaties of het verwerken van gegevens in Excel.
* Omdat je flexibel bent kun je af en toe ook met ad-hoc werkzaamheden te maken krijgen zoals het kopiëren/printen, inbinden, vertalen, formatteren en samenvoegen van documenten en presentaties. Je ondersteunt het Management Team en het Support Team waar nodig. Je werkt nauw samen met de Office Manager, Executive Assistant, Team Assistant

Candidate Requirements:

Functie-eisen

* Relevante werkervaring (of een stage), bijvoorbeeld als telefonist, receptionist en/of secretarieel medewerker.
* Vloeiend in Nederlands én Engels, zowel in woord als geschrift.
* Een mbo4 of hbo afgeronde opleiding in secretariële/administratieve richting.
* Ervaring in bovenstaande werkzaamheden.
* Gedegen kennis van MS Office, met name Excel, Word en PowerPoint is noodzakelijk.
* Als gezicht van de organisatie ben je behulpzaam en benaderbaar, communicatief sterk, heb je een hands-on mentaliteit en ben je stressbestendig.
* Aangezien er ook een aantal administratieve en maandelijks terugkerende taken in jouw pakket vallen, is het belangrijk dat je gestructureerd je eigen werk kan indelen.
* Je woont in (de omgeving van) Amsterdam