Assistante Administrative & Logistique F/H

Descrizione del lavoro:

Compte de l'augmentation de l'activité, l'assistant( e )aidera les managers et les fonctions supports dans la réalisation des tâches administratives et logistiques

Vos missions seront les suivantes :

Administration générale

* Émission des Ordres de Mission (OM) pour les collaborateurs CETH.
* Vérification et traitement des Notes de Frais (NdF) dont la vérification des du ratio Kms Personnels VS Kms Professionnels
* Gestion mensuelle des indicateurs de performance CETH.
* Programmation et suivi du plan de formations
* Générer la documentation des habilitations et mise à jour des carnets d'accès
* Mises à jour régulières du livret d'accueil
* Aide à la rédaction et mise à jour des standards

Logistique & Services généraux

* Réservation des hôtels, billets de train, avion, voitures de location.
* Lancement des transports classiques ou de class 7
* Suivi (maintenance, pneus, réparations, carte carburant, badge péage) du parc de Véhicules de location de Longue Durée (VLD) ou assurer l'interface avec la société qui en a la charge.
* Prise de rendez-vous pour les visites médicale et/ou DATR et enregistrement des aptitudes
* Gestion des stocks Équipements de Protection Individuelle (EPI) et des dotations.
* Suivi des fontaines à eau, distributeurs automatiques, etc.
* Organisation des événements internes : portes ouvertes, inaugurations, repas d'équipe.
* Suivi des fournitures de bureau

Accueil & coordination

* Standard téléphonique
* Accueil physique des clients, visiteurs, livreurs.
* Gestion des accès au bâtiment : ouverture du portail, orientation des visiteurs.
* Rédaction des notes de bienvenue
* Assurer le suivi de la réalisation des parcours d'intégration

Communication

* Communication : newsletter ou autre
* Traductrice (vérification de traduction)
* Animation du réseau social CETh
* Mise à jour Site internet et compte LinkedIn direction
* Diffusion CR : COPIL, H&N, CSE etc.. et gestion des affichages règlementaires
* Fluidifier les processus (remontées d'information sur la base du REX observé

Livrables

* OM
* NdF
* Programme de formation
* Parcours d'intégration
* Livret d'accueil
* RDV
* Newsletter
* Standards
* Carnet d'accès à jours
* Habilitations à jour

Indicateurs

* OM et NdF traités dans les délais
* 95% des parcours d'intégration complétés dans les délais
* Incitateurs de CETH remis à jours mensuellement et diffusés dans les délais
* Avancement du Programme de formation diffusé mensuellement
* Mise à jour du site internet tous les 3 mois
* Diffusion mensuelle de la newsletter

Bac+2 : BTS Gestion PME, BTS SAM, DUT GEA ou équivalent

* Maitrise du pack office 365 Word, Excel, Power point, Team
* Expérience de 5 ans en administration & logistique s, Outlook

Anglais niveau opérationnel

Permis B