Finance & Administration Specialist

Descrizione del lavoro:

Descrizione dell'azienda Publicis Groupe: vincere nell'era delle piattaforme! Saatchi & Saatchi fa parte di Publicis Groupe, il terzo gruppo mondiale nel settore della comunicazione. Cosa possiamo fare come Publicis Groupe? Riconosciuto a livello globale per la sua creatività d'eccellenza, le competenze all'avanguardia in ambito tecnologico, digitale e consulenziale, Publicis Groupe è l'unica realtà del settore in grado di accompagnare i propri clienti nel percorso di trasformazione digitale del business, ovunque nel mondo. E cosa ci rende unici? Siamo una Connecting Company, guidata da uno scopo comune, da uno spirito condiviso, da comportamenti coerenti, da una forte identità e da una costante attenzione ai clienti: il nostro modello è il Power of One. Informazioni su Saatchi & Saatchi Saatchi & Saatchi è uno dei principali network globali di comunicazione e pubblicità, noto per la capacità di sviluppare idee creative di forte impatto che generano connessioni emotive profonde tra consumatori e brand. Presente in oltre 67 Paesi, Saatchi & Saatchi conta circa 6.500 professionisti distribuiti in 114 uffici nel mondo. Sei pronto ad accettare la sfida? Noi lo siamo. Panoramica In qualità di Finance & Administration Specialist, entrerai a far parte del team Finance di Publicis Groupe, supportando le attività operative e amministrative che garantiscono il corretto svolgimento dei processi finanziari e di business. Lavorerai a stretto contatto con i team Finance, Account e Procurement, contribuendo alla gestione del ciclo degli ordini, al monitoraggio dei processi di fatturazione e al presidio delle attività amministrative e di compliance. Il ruolo combina attività operative con una componente di supporto consulenziale verso il business, favorendo l'efficienza dei processi e la qualità dei dati economico-finanziari. Responsabilità Responsabilità principali Gestire il processo di formalizzazione dei preventivi e di emissione degli ordini di acquisto (Purchase Order) attraverso i sistemi aziendali, garantendo accuratezza e tempestività. Supportare i team Account nella predisposizione e nel corretto inserimento dei preventivi, assicurando la qualità delle informazioni e la conformità ai processi interni. Coordinare l'invio degli ordini ai fornitori e monitorarne il corretto avanzamento. Gestire il processo di autorizzazione alla fatturazione, verificando ODA, firme digitali e invio della documentazione tramite PEC. Monitorare i portali dei clienti per il rilascio dei benestare alla fatturazione e assicurare il corretto completamento dell'intero processo. Verificare le fatture attraverso il sistema di Vendor Invoice Approval (Altair), gestendo eventuali anomalie e collaborando con Account e fornitori per la loro risoluzione. Presidiare la gestione quotidiana della PEC aziendale e delle firme digitali, monitorandone attivazioni, rinnovi e scadenze. Supportare la predisposizione della documentazione amministrativa richiesta per gare pubbliche e private, coordinando le attività necessarie al completamento delle pratiche. Gestire e aggiornare i portali clienti e fornitori, garantendo la correttezza della documentazione societaria. Fornire supporto alle attività amministrative trasversali, inclusa la gestione della telefonia aziendale, degli acquisti travel e della documentazione necessaria alla contabilizzazione. Collaborare alle attività di compliance aziendale, supportando audit e certificazioni (es. ISO 9001). Contribuire al miglioramento continuo dei processi amministrativi e finanziari, collaborando con i team Finance e Business per individuare soluzioni più efficienti. Qualifiche Qualifiche Esperienza di 3-5 anni in ruoli amministrativi, finance operations o back office amministrativo. Conoscenza dei principali processi amministrativi e del ciclo passivo. Esperienza nella gestione di ordini di acquisto, fatturazione e documentazione amministrativa. Buona dimestichezza con Microsoft Excel. Familiarità con sistemi ERP o piattaforme di gestione documentale (la conoscenza di Altair costituisce un plus). Precisione, capacità organizzativa e attenzione al dettaglio. Attitudine alla collaborazione con stakeholder interni e capacità di gestire più attività contemporaneamente. Buona conoscenza della lingua inglese. Informazioni aggiuntive Questa opportunità non prevede supporto alla relocation. Informazioni aggiuntive Ci prendiamo cura delle nostre persone e del loro benessere: Range retributivo: 32.000-38.000 euro. Corporate Benefit: accesso a una piattaforma dedicata ai dipendenti con offerte, sconti e numerosi vantaggi. Learning & Development: percorso di formazione personalizzato, costruito sulle esigenze individuali e sempre disponibile. Corporate Wellness: accesso gratuito a corsi online dedicati al benessere fisico e psicologico. Lo sapevi che il nostro motto è "Viva la difference"? Nel rispetto del D.Lgs. 198/2006 e dei principi di pari opportunità, non vediamo l'ora di conoscerti e di darti il benvenuto, indipendentemente da chi sei. Scopri di più su Publicis Groupe Italy e sui nostri valori visitando la nostra pagina Instagram ufficiale

Requisiti del candidato:

Qualifiche Esperienza di 3-5 anni in ruoli amministrativi, finance operations o back office amministrativo. Conoscenza dei principali processi amministrativi e del ciclo passivo. Esperienza nella gestione di ordini di acquisto, fatturazione e documentazione amministrativa. Buona dimestichezza con Microsoft Excel. Familiarità con sistemi ERP o piattaforme di gestione documentale (la conoscenza di Altair costituisce un plus). Precisione, capacità organizzativa e attenzione al dettaglio. Attitudine alla collaborazione con stakeholder interni e capacità di gestire più attività contemporaneamente. Buona conoscenza della lingua inglese