Business Support, Facilities Support

Descrizione del lavoro:

JLL empowers you to shape a brighter way.

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Job Description

Job Description: Workplace Coordinator

Posición.

Título: Workplace Coordinator.
Departamento: Workplace Management / Facilities.
Reporta a: Workplace Manager / Facilities Manager.

Propósito del Puesto

El Workplace Coordinator es responsable de garantizar el funcionamiento óptimo de las oficinas, gestionando presupuestos, proveedores, instalaciones y servicios para crear un ambiente de trabajo seguro, funcional y eficiente. Esta posición requiere excelentes habilidades organizativas y de comunicación para coordinar múltiples aspectos operativos mientras mantiene un enfoque constante en la experiencia del colaborador y visitante.

Responsabilidades Principales

Gestión Financiera y Administrativa.
* Administrar y controlar el presupuesto operativo de las oficinas, asegurando el uso eficiente de recursos.
* Elaborar y analizar reportes financieros y de gastos utilizando Excel avanzado.
* Solicitar, evaluar y negociar cotizaciones con proveedores de servicios.
* Mantener registros actualizados de contratos, facturas y documentación administrativa.
Gestión de Flotilla Vehicular.
* Administrar la flotilla de vehículos de la empresa asignada principalmente a directores.
* Dar seguimiento puntual a pagos de prediales, tenencias y otros impuestos vehiculares.
* Coordinar y supervisar el programa de mantenimientos preventivos y correctivos de los automóviles.
* Gestionar el proceso de adquisición de vehículos nuevos, desde la evaluación de necesidades hasta la compra.
* Solicitar, evaluar y dar seguimiento a cotizaciones de servicios automotrices, seguros y refacciones.
* Administrar pagos relacionados con la flotilla, asegurando cumplimiento de fechas límite y presupuesto.
* Mantener registros actualizados de documentación vehicular, pólizas de seguro y bitácoras de mantenimiento.
Gestión de Proveedores y Servicios.
* Establecer y mantener relaciones profesionales con proveedores clave.
* Supervisar el desempeño de personal de limpieza y técnicos de mantenimiento.
* Coordinar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones.
* Negociar contratos y condiciones comerciales con proveedores.
Operaciones y Mantenimiento.
* Realizar inspecciones regulares de las instalaciones para identificar necesidades de mantenimiento.
* Gestionar solicitudes de servicio y dar seguimiento puntual hasta su resolución.
* Asegurar el cumplimiento de normas de seguridad, salud ocupacional y regulaciones aplicables.
* Actuar con objetividad y rapidez ante situaciones de emergencia, implementando protocolos establecidos.
Experiencia del Colaborador y Visitante
* Garantizar que las instalaciones cumplan con altos estándares de presentación y funcionalidad.
* Identificar oportunidades de mejora continua en servicios y espacios de trabajo.
* Coordinar y ejecutar eventos corporativos ocasionales según necesidades del negocio.
* Atender solicitudes y resolver inquietudes con orientación al servicio al cliente.

Requisitos del Puesto

Educación y Experiencia
* Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Arquitectura o carrera afín.
* Mínimo 2-3 años de experiencia en gestión de instalaciones, administración de oficinas o posición similar.
* Experiencia comprobable en manejo de presupuestos y relación con proveedores.
* Experiencia en administración de flotillas vehiculares (deseable).
Conocimientos Técnicos
* Dominio avanzado de Microsoft Excel (tablas dinámicas, fórmulas complejas, análisis de datos).
* Manejo de herramientas de organización de Microsoft Office:
* OneNote: Para documentación, notas de reuniones y gestión de información.
* Planner: Para administración de proyectos y asignación de tareas.
* To Do: Para seguimiento de actividades diarias y recordatorios.
* Inglés intermedio: Capacidad para leer, escribir y comunicarse efectivamente en inglés para interactuar con proveedores, clientes, visitas, colaboradores internacionales.
* Familiaridad con normas de seguridad ocupacional y protocolos de emergencia.
* Conocimientos básicos de mantenimiento de instalaciones y vehículos.
* Conocimiento de obligaciones fiscales vehiculares (predial, tenencias, verificaciones).
Competencias Clave
* Organización excepcional: Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades simultáneamente utilizando herramientas digitales de productividad.
* Comunicación efectiva: Habilidad para interactuar claramente con diversos stakeholders (proveedores, personal operativo, colaboradores, directivos) en español e inglés
* Seguimiento riguroso: Disciplina para dar seguimiento puntual a solicitudes, proyectos, compromisos y vencimientos (pagos, mantenimientos, documentación).
* Proactividad: Iniciativa para investigar soluciones, anticipar necesidades e involucrarse activamente
* Gestión de crisis: Capacidad para actuar con objetividad y efectividad en situaciones de emergencia
* Liderazgo operativo: Experiencia en supervisión y coordinación de personal (limpieza, mantenimiento)
* Atención al detalle: Meticulosidad en la inspección de instalaciones, revisión de documentación y control de vencimientos
* Orientación al servicio: Compromiso genuino con mejorar continuamente la experiencia de usuarios

Competencias Interpersonales Esenciales
* Alta resistencia a la frustración: Capacidad para mantener la calma y profesionalismo ante contratiempos, retrasos o situaciones complejas que requieren múltiples intentos de resolución
* Paciencia: Habilidad para manejar situaciones demandantes, repetitivas o que requieren explicaciones detalladas sin perder la compostura
* Comunicación cordial y carismática: Lenguaje positivo, trato amable y actitud que genere confianza y colaboración en todas las interacciones
* Inteligencia emocional: Capacidad para leer situaciones interpersonales y responder con empatía y profesionalismo, incluso bajo presión.
Habilidades Adicionales
* Capacidad analítica para evaluación de cotizaciones y toma de decisiones financieras.
* Habilidades de negociación con proveedores.
* Adaptabilidad y flexibilidad ante cambios en prioridades.
* Actitud de mejora continua e innovación en procesos.
* Competencia digital para adoptar y maximizar herramientas tecnológicas de organización.

Perfil del Candidato Ideal

Esta posición requiere una persona con equilibrio entre habilidades técnicas y competencias interpersonales excepcionales. El candidato ideal demuestra paciencia y resistencia a la frustración en entornos dinámicos donde las prioridades cambian constantemente y pueden surgir imprevistos. Su comunicación cordial y actitud carismática facilitan la construcción de relaciones positivas con proveedores, personal operativo, directivos y colaboradores, generando un ambiente de colaboración que resulta fundamental para el éxito en la gestión de instalaciones.
La capacidad para utilizar herramientas digitales de organización (OneNote, Planner, To Do) de manera efectiva es crítica para gestionar el volumen y variedad de tareas inherentes a esta posición, incluyendo el seguimiento de múltiples vencimientos, mantenimientos y obligaciones fiscales de la flotilla vehicular. El dominio del inglés a nivel intermedio permite una comunicación fluida en un entorno corporativo internacional. La combinación de profesionalismo, calidez humana, disciplina organizacional y capacidad de mantener la compostura bajo presión es esencial para esta función.

Condiciones del Puesto
* Disponibilidad para atender emergencias fuera de horario laboral cuando sea necesario.
* Movilidad dentro de las instalaciones de JLL para inspecciones y supervisión.
* Interacción constante con diferentes niveles organizacionales y externos, incluyendo directivos usuarios de la flotilla.

Location:
On-site -Ciudad de Mexico,MEX

Job Tags:
Hiring

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