ALT 24 - Apprenti(e) support à l'action managériale

Descripción del puesto:

Job Description:
Envie de déployer vos ailes ? Et si votre aventure commençait avec nous ?...
Nous vous proposons de travailler dans une entreprise leader mondial dans son domaine, tournée vers le digital, à la pointe de la recherche et de l'innovation.
Une offre d'apprentissage intitulée « Apprenti(e) en secrétariat » vient de s'ouvrir au sein de la Direction des Affaires Publiques France sur son site de Paris.

Vous rejoindrez une équipe de 12 personnes chargées de tisser les relations appropriées et d'articuler la réponse de l'entreprise face aux institutions publiques.

Cet apprentissage consistera à soutenir efficacement les activités quotidiennes du Directeur du département aux côtés de son assistante ainsi que de certains membres du département des Affaires publiques.

Cet apprentissage pourra commencer en septembre 2024 et sera d'une durée de 1 à 2 ans (démarrage dès juillet possible).

Tâches et responsabilités:

Encadré(e) par votre tuteur, vous développerez vos compétences en travaillant sur les activités suivantes :
* Organisation de l'agenda et accueil
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
* Accueillir physiquement les rendez-vous.
* Participer à la préparation logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques…).
* Organiser des voyages d'affaires et gérer les notes de frais associées.
* Gérer les commandes dans les outils (COMPANY NAME) : Sous-traitance, événementiel et interface avec le Facility Management selon les besoins.
* Gérer les demandes de prestations repas des services du site et suivi des facturations
* Gérer le planning du chauffeur du Directeur au quotidien
* Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation sur le réseau partagé
* Communication
* Communication de notes à l'ensemble du service
* Programmation et aide à la mise en place de weblives
* Activités éventuelles
* Intervenir sur des tâches administratives pour l'équipe du site (formalités et organisation de visite ou d'événements, commandes diverses, factures, support de communication...)
* Aider à l'organisation des salons aéronautiques (listes d'invités, envoi d'invitations, suivi, …)

Compétences et Prérequis :

Vous allez intégrer ou poursuivre une formation de niveau BAC +2 dans le domaine du secrétariat pour un apprentissage d'une durée de 1 ou 2 ans.

Vous avez les connaissances et compétences suivantes :
* Utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise…)
* Connaissances en gestion administrative
* Connaissance des techniques de prise de notes
* Maîtrise parfaite de la langue française écrite et orale,
* Classement et archivage
* Rigueur
* Discrétion
* Compétences linguistiques :
Anglais : intermédiaire
Français : courant

Vous pourrez, selon les offres proposées, être amené(e) à vous déplacer.

Notre processus de sélection

Si votre profil retient notre attention, vous serez invité à réaliser un entretien vidéo au cours duquel vous aurez quelques minutes pour nous convaincre. Par la suite, votre candidature pourra être proposée aux managers.

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company's success, reputation and sustainable growth.

Company:(COMPANY NAME) SAS

Employment Type:Apprenticeship
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Experience Level:Student

Job Family:Administration / Documentation

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(COMPANY NAME) is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.
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