Project Coordinator

Description du poste:

Mace vereint Baukompetenz mit Beratungsleistung, um das Potenzial jedes Einzelnen und jedes Projekts zu entfalten und die Grenzen des Machbaren neu zu definieren. Unsere Werte prägen unsere Arbeitsweise und bestimmen die Menschen, die wir auf unserem gemeinsamen Weg willkommen heißen.
Sie werden verantwortlich sein für:
* Eigenverantwortliche Planung, Organisation und Koordinierung von Onsite-/ Offsite-Meetings, virtuellen Meetings, Workshops und Team-/ Projektveranstaltungen samt Bewirtungen, generelle Vor- und Nachbereitung der Meetings (inkl. Reise-, Hotel-, Raum-, Verpflegungs-, und Terminbuchungen, Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement)
* Projektbezogene Koordination und Organisation von nationalen/ internationalen Reiseaktivitäten incl. Reisekostenabrechnungen und Visaanträgen.
* Formatierung von Präsentationen, Berichten und anderen Projektdokumenten.
* Führen und Pflegen von Projektbeteiligten-Listen, Koordination der entsprechenden Berechtigungen (örtlich, systemisch) wie auch erforderlichen Schulungen.
* Organisation und Koordinierung des Caterings im Projekt.
* Vorbereitung von Bestellungen.
* Organisation der Raumausstattung (Technik, Möbel, Büro- und Verbrauchsmaterial) und Raumbelegung. Ticketmanagement bei Schäden oder Fehlfunktionen.
* Im Rahmen des Projektes administrative Erstellung von Reports, Beschreibungen für Arbeitsprozesse und Protokollen, deren Erstellung und Versendung
* Projektdokumentation/ -kommunikation mit Tools wie AWARO/ Ablage und Verwaltung.
* Erstellung und Verwaltung von Task- und ToDo Listen.
* Organisation und Fortschreibung der Projektkommunikation (u.a. für Newsletter, Präsentationen, Publikationen) im Rahmen des vorgegebenen Programm-Kommunikationskonzeptes. Bedienen der jeweiligen benannten Schnittstellenfunktionen.
* Überprüfung der Kommunikation Dritter auf Übereinstimmung mit den vorgegebenen Leitlinien.
* Organisation des Besuchermanagements des Projektes (u.a. Baustellenführungen, Projektvorstellungen)
* Abstimmung und Erstellung der projektspezifischen Kommunikationsinhalte.
* Auslesen und Aufbereiten von Video- Bild- Ton- und Textmaterial.
* Organisation und Begleitung von Terminen zur Erstellung von Video- Bild- Ton- und Textmaterial durch Dritte, Definition und Abstimmung des Media-Inhalts.
Unsere Werte
Safety first - Sicher und gesund nach Hause gehen: Wir fördern ein sicheres, vielfältiges und integratives Arbeitsumfeld und erkennen die Bedeutung des Wohlbefindens in jedem Team.
Client focus - Unser Versprechen einhalten: Wir übernehmen Verantwortung für die Qualität unserer Leistungen und strategischen Ergebnisse und bauen langfristige Beziehungen zu unseren Kunden auf.
Integrity - Jederzeit das Richtige tun: Wir fördern positive Entwicklungen in unserer Branche und handeln dabei stets im Einklang mit unseren Compliance-Anforderungen.
Create opportunity - Für die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden: Wir fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in allen Bereichen und unterstützen unsere Mitarbeitenden und Teams dabei, ihr Potenzial zu entfalten.
Mace ist ein inklusiver Arbeitgeber und begrüßt Bewerbungen von vielfältigen Kandidatinnen und Kandidaten. Auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung, da Sie dennoch die richtige Besetzung für diese oder eine andere Position in unserem Unternehmen sein könnten.
Wir sind zudem offen für Gespräche über Teilzeit-, flexible und hybride Arbeitsmodelle, sofern diese mit der Rolle vereinbar sind.
#LI-Onsite