Asistente Administrativo

Descrizione del lavoro:

Join Ferrovial: Where Innovation Meets Opportunity

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Ferrovial Construction is internationally recognized for its capacity to design and build civil engineering and construction projects, mainly in large transportation infrastructure. Its track-record to date includes more than 304 miles of tunnels, 11,930 miles of roads (including 2,485 miles of highways), 2920 miles of railroad lines (including 434 miles of high-speed railroads) and 16,994 miles of road maintenance and repair.

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Job Description:

Asistente Administrativo

Propósito del cargo

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El/la Asistente Administrativo será responsable de entregar soporte administrativo y financiero directo al CFO del proyecto, asegurando la continuidad del backoffice desde la Oficina de Proyecto.

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Su foco principal será administrar de manera ordenada, trazable y oportuna el ciclo de Órdenes de Compra y Facturación, principalmente en SAP, apoyando la correcta gestión de pagos, aprobaciones, documentación y control interno del proyecto.

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Este cargo es clave para evitar retrasos administrativos, reprocesos, facturas observadas, órdenes de compra incompletas o pagos sin respaldo suficiente.

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Principales responsabilidades

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Administrar el ciclo de Órdenes de Compra en SAP, asegurando correcta codificación, imputación, documentación de respaldo, seguimiento y cierre administrativo.

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Gestionar procesos de facturación y soporte a Cuentas por Pagar, revisando que las facturas cuenten con respaldo, correspondan a una OC válida y cumplan con los requisitos administrativos y tributarios definidos.

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Preparar, consolidar y custodiar los expedientes de pago o "dossiers", incluyendo órdenes de compra, facturas, aprobaciones, respaldos, comunicaciones y evidencias asociadas.

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Coordinar el flujo de aprobaciones del CFO, organizando prioridades, validando antecedentes, calendarizando firmas y registrando decisiones para asegurar trazabilidad.

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Mantener control documental administrativo-financiero, con criterios de archivo, nomenclatura, control de versiones, respaldo y disponibilidad para auditorías internas, externas o revisiones del mandante.

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Coordinar con áreas internas y corporativas como Compras, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega, Contabilidad y proveedores, para resolver incidencias y asegurar continuidad del proceso administrativo-financiero.

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Realizar seguimiento de pendientes críticos, tales como facturas observadas, OC abiertas, aprobaciones atrasadas, documentación incompleta o bloqueos administrativos, generando alertas y propuestas de acción para el CFO.

Funciones del cargo

Gestión de Órdenes de Compra y Facturación

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Crear, revisar, actualizar y hacer seguimiento a órdenes de compra en SAP, según los flujos internos definidos.

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Verificar consistencia entre OC, factura, respaldo documental, imputación, recepción administrativa y aprobación correspondiente.

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Revisar facturas con observaciones, discrepancias de monto, glosas, datos formales, condiciones comerciales o respaldos incompletos.

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Coordinar correcciones con proveedores, áreas internas o contabilidad, incluyendo reemisión de documentos, notas de crédito o notas de débito cuando corresponda.

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Apoyar la regularización y cierre administrativo de OC pendientes o incompletas.

Soporte directo al CFO

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Mantener actualizado un tablero o control de seguimiento para el CFO sobre OC, facturas, aprobaciones, bloqueos, vencimientos y pendientes críticos.

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Priorizar requerimientos según impacto en caja, continuidad operacional, plazos de pago o criticidad para el proyecto.

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Prevalidar antecedentes antes de someterlos a aprobación del CFO, asegurando que la información sea completa, clara, trazable y defendible ante auditoría.

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Preparar reportes ejecutivos con estado de facturación, OC críticas, pendientes, causas de bloqueo, responsables y próximas acciones.

Control documental y trazabilidad

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Armar y custodiar expedientes de pago por proveedor, servicio o contrato.

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Mantener repositorios documentales ordenados, actualizados y auditables.

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Aplicar criterios de control de versiones, nomenclatura, archivo y recuperación rápida de información.

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Resguardar comunicaciones, aprobaciones, respaldos y evidencias necesarias para auditorías, cierres mensuales o revisiones del mandante.

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Asegurar trazabilidad entre respaldo, aprobación, registro en SAP y estado de pago.

Coordinación administrativa y financiera

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Coordinar información y requerimientos con Compras, Contabilidad, Control de Gestión, Producción/Terreno, Subcontratos, Bodega y proveedores.

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Gestionar comunicaciones formales con proveedores y áreas internas, manteniendo un tono profesional, preciso y orientado a la resolución.

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Apoyar el cierre mensual mediante listados de facturas pendientes, OC abiertas, documentos en observación y antecedentes requeridos.

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Proponer mejoras prácticas al flujo administrativo para reducir reprocesos, tiempos de espera y errores, sin perder control interno ni trazabilidad.

Requisitos excluyentes

Formación académica

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Título Técnico de Nivel Superior o equivalente en Administración, Contabilidad, Finanzas, Gestión Empresarial, Logística, Abastecimiento o carrera afín.

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También se considerarán formaciones como Contabilidad General, Auditoría, Ingeniería en Administración, Administración de Empresas u otras carreras orientadas a control documental, financiero o administrativo.

Conocimientos computacionales

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Manejo de SAP u otro ERP en procesos de órdenes de compra, facturación, imputaciones, centros de costo, proveedores o cuentas por pagar.

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Manejo de Excel intermedio-avanzado, incluyendo tablas dinámicas, conciliaciones, validaciones, cruces de información y seguimiento de pendientes.

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Manejo de PowerPoint intermedio para preparación de reportes ejecutivos.

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Manejo avanzado de Outlook para calendarización, seguimiento de aprobaciones y trazabilidad de comunicaciones.

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Uso de repositorios documentales como SharePoint, Teams u otros sistemas corporativos para archivo, versionado y control documental.

Experiencia requerida

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Experiencia previa en administración de proyectos, backoffice operativo, administración financiera o control documental con alto volumen de información.

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Experiencia gestionando procesos de Órdenes de Compra y Facturación en sistemas ERP, idealmente SAP.

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Experiencia coordinando con proveedores, áreas internas, jefaturas, gerencias, control de gestión o contabilidad.

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Deseable experiencia en empresas de construcción, ingeniería, infraestructura, edificación, obras industriales, concesiones o proyectos con alta exigencia documental.

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Experiencia en seguimiento de pendientes críticos, resolución de discrepancias, armado de expedientes de pago y soporte a procesos de cierre mensual.

Competencias técnicas

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Administración del ciclo Procure-to-Pay, especialmente Órdenes de Compra y Facturación.

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Manejo operativo de SAP o ERP equivalente.

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Control documental y construcción de expedientes auditables.

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Revisión de facturas, respaldos, imputaciones y estados de aprobación.

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Análisis y resolución de discrepancias administrativas o financieras.

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Elaboración de reportes ejecutivos para toma de decisiones.

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Aplicación de checklists, controles cruzados y seguimiento de pendientes.

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Capacidad para priorizar tareas según urgencia, impacto financiero y continuidad operacional.

Certificaciones y conocimientos deseables

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Curso o certificación en control documental y auditoría administrativa.

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Capacitación en procesos P2P, compras, cuentas por pagar o gestión de proveedores.

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Formación interna en políticas de aprobación, gestión documental o cumplimiento corporativo.

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Deseable conocimiento de Power BI u otras herramientas de reportabilidad.

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Deseable inducción o formación básica en seguridad y cumplimiento aplicable a entornos de proyecto.

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