Assistant administratif des Services Généraux H/F

Descrizione del lavoro:

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant administratif des Services Généraux H/F

Contrat

CDD

Temps de travail

Temps complet

Description de la mission

L'assistant.e administratif.ve des services généraux prend en charge la réalisation de missions relatives aux moyens généraux. Il/Elle assure des missions spécifiques confiées par le responsable de service, et des missions mutualisées à l'échelle de l'équipe. Il/Elle contribue activement à la continuité des activités et à la qualité de service.

Missions communes
* Réaliser des opérations de reprographie et actions associées : analyser les demandes et les traiter en adoptant une posture de conseil au commanditaire sur la solution la plus adaptée au besoin, effectuer la mise sous enveloppe automatisée, déclencher les interventions de maintenance sur l'ensemble des matériels de reprographie
* Suivre et traiter l'ensemble des demandes du service relatives aux moyens généraux au travers des outils informatiques mis à disposition;
* Participer à la rédaction et à la gestion documentaire des référentiels, processus et procédures du service;
* Encoder et distribuer les badges aux utilisateurs;
* Créer et suivre la sécurisation des sites à l'aide du logiciel métier;
* Gestion des fournitures et équipements des agents de proximité : distribution, gestion de stock, réapprovisionnement;
* Déclencher les enlèvements des déchets recyclables en lien avec le prestataire identifié;
* Suivre le registre des déchets;
* Assurer l'accompagnement administratif de l'ensemble du service, dont la saisie de commandes et suivi facturation du service.

Missions spécifiques
* Etablir les commandes de fournitures, gérer les stocks et inventaires
* Pré-contrôler les factures et maintenir les tableaux de bord à jour pour les achats de :
-Fournitures de bureau,
-Mobilier et équipement des sites industriels
-Produits d'hygiène et d'entretien ainsi que le suivi de la main courante avec l'entreprise de nettoyage des locaux
-Equipements Individuels de Protection du service
-Consommables pour le contrôle d'accès
-Achats divers liés à l'intendance des salles de réunion et espaces communs

Polyvalence et continuité de service
* Contribuer à la gestion de la flotte de véhicules :
-Réservations des voitures, prise de rendez-vous auprès des garages, contrôle des travaux, mise à jour de l'état du parc, établissement des bons de commande, pré contrôle des factures, mise à jour des tableaux de bord.
-Suivre l'abonnement télépéage et les cartes carburant (demande de création, suivi et paiement des factures) ;
-Suivre les sinistres sur la flotte automobile : déclaration, travaux, prêt de véhicules.
* Suivre les contrats du parc imprimantes et photocopieurs (suivi volumétrique, affectation, commande de consommables, règlement des factures).
* Remplacer l'hôtesse d'accueil lors de ces absences : accueil physique et téléphonique, réception, collecte et affranchissement du courrier

Profil

* Vous êtes titulaire d'un BTS en gestion administration ou bénéficiez d'une expérience professionnelle réussie sur un poste similaire;
* Vous avez le sens du service, le goût du travail en équipe et une forte aisance relationnelle
* Vous maîtrisez l'outil informatique et notamment les logiciels du pack Office;
* Vous êtes méthodique, rigoureux.se et organisée dans votre travail;
Vous êtes réactif.ve;
* Vous maîtrisez l'anglais professionnel courant

"Toutes les couleurs du handicap ont leur place au sein de la Maison Longchamp !"

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Pays de Loire, Maine et Loire (49)

Lieu

SEGRE-EN-ANJOU-BLEU

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau III : BAC+2

Niveau d'expérience min. requis

1 à 3 ans

Compétences informatiques

* EXCEL niveau confirmé
* Pack Office