Admin Assistant

Descrizione del lavoro:

Somos una agencia multidisciplinar que combina estrategia, creatividad y producción para generar proyectos que conectan marcas con personas de forma auténtica.
Formarás parte de un equipo dinámico y colaborativo que trabaja en comunicación, contenidos, eventos y experiencias de marca para grandes y pequeños clientes.
Estas son las áreas en que darás soporte a la persona responsable de administración:
Atención y soporte general
* Recepción de llamadas y de apertura de puerta a visitantes
* Gestión de recados varios vinculados a administración, intendencia, etc.
Gestión administrativa
* Revisión y conciliación de facturas con los extractos bancarios.
* Tramitación de facturas generales de la agencia.
* Coordinación con la asesoría externa para certificados y remesas de pagos a proveedores.
* Seguimiento semanal del registro de horas del equipo y envío de recordatorios.
Documentación y cumplimiento
* Revisión periódica de notificaciones oficiales (DGT, AEAT, Seguridad Social…).
* Gestión documental de riesgos laborales y protección de datos.
Intendencia y mantenimiento
* Gestión de compras de oficina (material, café, suministros, toner, etc.).
* Supervisión del mantenimiento del despacho (reparaciones, jardinería, instalaciones).
* Control y actualización del inventario de material de producción.
* Apoyo en la gestión de mobiliario u objetos en desuso.
Apoyo a empresa vinculada al grupo
* Asistencia administrativa en tareas vinculadas a una empresa del grupo Templeton.
* Colaboración en acciones de comunicación, promoción o producción de eventos para esta empresa.
Requisitos:
* Experiencia previa en funciones administrativas o de asistencia general.
* Buen manejo de Excel y herramientas ofimáticas.
* Capacidad organizativa, atención al detalle y gestión de prioridades.
* Responsabilidad y discreción en la gestión de documentación sensible.
* Comunicación fluida, buena redacción y trato amable.
* Valorable experiencia en agencias de comunicación, eventos o entornos creativos.
Competencias personales:
* Proactividad y orientación a la acción.
* Actitud resolutiva ante imprevistos.
* Empatía y espíritu de equipo.
* Capacidad para adaptarse a entornos dinámicos.
Qué ofrecemos
* Incorporarte a un equipo creativo, cercano y con visión estratégica.
* Entorno de trabajo estimulante, humano y colaborativo.
* Jornada completa con condiciones a negociar según perfil y experiencia