Abteilungsassistenz (m/w/d)

Beschreibung:

Job Description Summary

Job Description

Aufgabengebiet:

Informationsverarbeitung / Erledigen von Schreibarbeiten:

* Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z.B. Erstellen von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen und Vorträge nach Stichworten)
* Schreiben von Berichten (z. B.: nach Stichworten, oder KI unterstützt)
* Fehlende Informationen einholen und ergänzen
* Schriftgut unterschriftsreif vorlegen

Planen und Überwachen von Terminen

* Reisen im In- und Ausland organisieren und abrechnen
* Besuchstermine und Besprechungen mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen
* Vereinbaren und Verfolgen von internen Terminen
* Seminare und Veranstaltungen vorbereiten und in der Ausführung koordinieren

Erteilen von Auskünften

* Erfassen von Geschäftsvorgängen und Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen
* Bearbeitungen von Anfragen veranlassen

Ausführen von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

* An typischen Arbeitsaufgaben des Sachgebietes administrativ mitwirken und mit internen und externen Stellen zusammenarbeiten
* Einfache Fachauskünfte erteilen
* Anwendung der abteilungsüblichen Kommunikationsmittel und Verwaltungs-instrumente
* Für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte) Ablage einrichten, abzulegende Dokumente klassifizieren und ablegen
* Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen
* Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen

Steuern des Postdurchlaufs

* Eingangspost sichten, inhaltliche und zeitliche Prioritäten zur Bearbeitung festlegen
* Vorabinformationen an die Betroffenen geben
* Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit
* Versandfertigmachen der Post und Einholen von Unterschriften

Anforderungen:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* Beruflicher Hintergrund/Berufserfahrung: Erfahrung im angefragten Tätigkeitsbereiche
* Vorkenntnisse in Software/Tools/Systemen: MS Office Kenntnisse
* Sprachkenntnisse und Level: Deutsch und Englisch fließend

Was wir bieten:
* Eine boomende Branche mit zukunftsweisenden Projekten
* Internationale Perspektiven: Zusammenarbeit mit einem vielfältigen, globalen Netzwerk von Branchenexperten
* Kooperatives Umfeld: Eine unterstützende Kultur, die Kreativität und Teamwork fördert
* Attraktives Vergütungspaket plus betriebliche Sozialleistungen

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No