Service Order Specialist

Beschreibung:

Objetivo del Cargo
Garantizar la correcta creación, validación, registro y administración de Órdenes de Servicio y Contratos de acuerdo con las Órdenes de Compra de los clientes, asegurando la calidad de la información y el cumplimiento de los procesos necesarios para una ejecución eficiente del servicio.
Para las operaciones tipo Flow Business, será responsable de gestionar el ciclo completo de la orden, desde su registro hasta su cierre, incluyendo actividades relacionadas con facturación, seguimiento operativo y control de margen bruto.

Factores Clave de Éxito
*  Excelentes habilidades de comunicación y colaboración con diferentes stakeholders.
*  Capacidad para construir relaciones efectivas e influir positivamente en los procesos.
*  Pensamiento crítico y mentalidad digital orientada a la mejora continua.
*  Cumplimiento de los tiempos de registro de órdenes, requisiciones de compra y facturación.
*  Creación correcta y oportuna de Work Orders con los correspondientes Service Entitlements.
*  Comunicación constante y actualización de información a clientes y áreas internas.
*  Seguimiento de disponibilidad de repuestos, tiempos de entrega y cumplimiento de los compromisos de servicio.
*  Alto nivel de precisión y calidad en el manejo de información.
Responsabilidades
Gestión de Órdenes y Contratos
*  Revisar y validar Órdenes de Compra de clientes.
*  Verificar elegibilidad de productos para servicio y exactitud de la información registrada.
*  Validar cuentas de facturación, ubicaciones de instalación y condiciones de pago.
*  Asegurar el cumplimiento de los procesos de validación comercial, financiera y de riesgo.
*  Crear y registrar Órdenes de Servicio y Contratos en el ERP.
*  Configurar planes de facturación y garantizar la correcta transferencia de información entre sistemas.
*  Gestionar cancelaciones contractuales y solicitudes de notas crédito cuando sea requerido.
Ejecución y Seguimiento Operativo
*  Aplicar Service Entitlements y planes de mantenimiento a los contratos correspondientes.
*  Crear y administrar Work Orders asociadas a las órdenes de servicio.
*  Registrar estimaciones de recursos y tiempos en los sistemas.
*  Enviar confirmaciones de registro y seguimiento a clientes y stakeholders internos.
*  Gestionar el ciclo completo de órdenes para operaciones tipo Flow Business.
*  Coordinar con equipos de Ventas, Logística, Planeación, Operaciones y Servicio para asegurar la ejecución oportuna de los servicios.
*  Comunicar estatus, fechas de entrega e intervenciones programadas.
Soporte Administrativo y Financiero
*  Apoyar la administración y cumplimiento de contratos.
*  Gestionar órdenes de compra para proveedores externos.
*  Realizar seguimiento y control del backlog de órdenes.
*  Coordinar procesos de facturación y seguimiento de pagos junto con Finanzas y otras áreas de soporte.
*  Monitorear y gestionar desviaciones en el margen bruto de las órdenes asignadas.
*  Utilizar herramientas digitales para validar disponibilidad y tiempos de entrega de repuestos.
Perfil
Educación Profesional en Administración, Negocios, Ingeniería, Logística o áreas afines.

Experiencia
Mínimo 2 años de experiencia en administración de ventas, gestión de órdenes o procesos operativos similares.
Experiencia en creación y gestión de órdenes, contratos y procesos de facturación.
Experiencia trabajando con ERP SAP (Gestión de contratos y facturación).
Conocimiento en Salesforce CRM será un plus.
Conocimiento y experiencia en Excel.
Idiomas
Español nativo.
Inglés básico (intermedio o avanzado es un plus).
Portugués es un plus