Facility Officer - Working student

Descrizione del lavoro:

Charakteristika pracovní pozice a pracovní náplň:

* Zajišťuje profesionální provoz recepce společnosti a přímou podporu návštěv, včetně jejich přivítání, evidence a organizace prostoru pro jednání.
* Poskytuje interní administrativní a organizační podporu napříč společností (např. organizace služebních cest, rezervace ubytování, zajištění meetingů, seminářů a interních akcí).
* Zajišťuje potřeby společnosti v oblasti správy prostor, vybavení, kancelářského materiálu a údržby. Komunikuje se správou budovy, dodavateli a dalšími poskytovateli služeb.
* Sleduje potřeby jednotlivých oddělení v oblasti vybavení, objednává kancelářské potřeby, občerstvení a další provozní služby.
* Podílí se na organizaci výběrových řízení dodavatelů a spolupracuje s finančním a nákupním oddělením při správě smluv, objednávek a faktur.
* Aktivně spolupracuje na správě a evidenci majetku společnosti, včetně inventarizace a evidence zařízení.
* Zodpovídá za správu vozového parku společnosti, včetně rezervací parkování, kontroly vozidel a vedení předepsané dokumentace (knihy jízd apod.).
* Vede a archivuje základní dokumentaci společnosti, zajišťuje potřebné informace v rámci provozu a komunikuje s externími subjekty, včetně institucí a dodavatelů.
* Spravuje systém objednávek a smluv v systému ARIBA (SAP) - zpracovává objednávky, přehledy a podklady ke korporátním fakturám.
* Zajišťuje každodenní administrativní činnosti včetně zpracování došlé a odeslané pošty, telefonické komunikace a elektronické evidence dokumentů.
* Spolupracuje s odděleními HR, Finance a Procurement na tvorbě a revizi interních postupů, směrnic a pravidel v oblasti provozního zajištění.
* Odpovídá za správné nastavení a plynulý chod provozních procesů v rámci podpory jednotlivých týmů společnosti.
* Podporuje Operations Country Managera.
* V případě potřeby zastupuje kolegy v jiných administrativních činnostech, především v rámci provozního oddělení.

93450 | Operations | Student | n.a. | Allianz Partners | Full-Time | Temporary