Administrative Assistant (M/W/D)

Job Description:

Vorstellung des Unternehmens - BIG IDEAS VISUAL MERCHANDISING

BIG IDEAS ist eine international tätige Visual Merchandising Agentur mit Standorten in Deutschland und den USA. Wir entwickeln und realisieren kreative Retail-Konzepte, Schaufenster und POS-Inszenierungen für bekannte Marken aus Fashion, Lifestyle und Beauty.

Unser Anspruch: starke Ideen, saubere Umsetzung und echtes Gespür für Marken. Gemeinsam mit unserem internationalen Freelancer-Netzwerk bringen wir Konzepte direkt auf die Fläche - hands-on, effizient und mit viel Liebe zum Detail.

Stellenbeschreibung

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine strukturierte, proaktive und zuverlässige Executive Assistant, die Lust hat, unser Tagesgeschäft organisatorisch mitzugestalten und die Geschäftsführung im operativen Alltag zu unterstützen.

DEINE AUFGABEN:

1. Assistenz der Geschäftsführung
* Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
* Erstellung und Aufbereitung von Angeboten
* Vorbereitung von Präsentationen, Dokumenten und Unterlagen
* Unterstützung bei der Rechnungsstellung
* Koordination von Terminen und Meetings
* Versand von PR-Texten an definierte Pressekontakte inkl. Follow-ups
* Allgemeine Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern
2. Neukundenkommunikation & Business Development Support
* Pflege und Strukturierung von Listen potenzieller Neukunden
* Unterstützung bei der Umsetzung und beim Versand von Kundenaussendungen
* Nachfassen bei potenziellen Kunden per E-Mail
* Terminkoordination für virtuelle Präsentationen und Kundentermine
* Unterstützung bei der Vorbereitung von Sales-Unterlagen und Pitches
3. Buchhaltungsvorbereitung
* Organisation und Aufbereitung aller relevanten Unterlagen für den Steuerberater
* Strukturierte Ablage von Rechnungen, Belegen und Dokumenten
* Kommunikation und Abstimmung mit dem Steuerberater bei Rückfragen
4. Support der Project Manager
* Operativer Support im Tagesgeschäft bei Bedarf
* Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben innerhalb laufender Projekte
* Pflege und Aktualisierung projektbezogener Dokumentationen
* Koordination von Terminen und Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten

Profil

DAS BRINGST DU IDEALERWEISE MIT:
* Eine offene, positive Persönlichkeit und Freude an Kommunikation
* Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationstalent
* Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität - du packst Dinge gerne selbst an
* Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (z. B. Google Workspace oder Microsoft Office)
* Grundkenntnisse in Adobe InDesign sind ein Plus
DAS ERWARTET DICH:
* Eine vielseitige Rolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
* Ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld
* Eigenverantwortliches Arbeiten und kurze Entscheidungswege
* Ein motiviertes Team und spannende Projekte
* Ein Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Retail, Marketing, Markenkommunikation und Fashion